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Dématérialiser les documents : c’est l’une des premières raisons qui poussent les entreprises à se tourner vers une solution de gestion électronique de documents (Ged). "Ce besoin s’est accéléré après l’épisode de la crise sanitaire", précise Olivier Montacq, directeur commercial de Sages Informatique ; "avec une nécessité de dématérialiser, d’archiver et de partager les documents entre utilisateurs de manière sécurisée". Sans compter la possibilité de réaliser toutes ces tâches à distance.
Pour Axess, spécialiste de la facturation électronique, l’usage actuel de la Ged est notamment tourné vers une optimisation du traitement des factures fournisseurs et clients. "Nos utilisateurs se servent de la Ged Nexia afin de centraliser toutes les factures à traiter ou à valider, d’automatiser les contrôles et les écritures, et de bénéficier de tableaux de bord", explique Olivia de Nunzio, directrice commerciale de l’éditeur.
La Ged s’avère également utile pour faciliter l’accès aux documents, qu’il s’agisse de factures, de devis ou encore de bons de réception.
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Davantage de collaboration
Depuis quelques années, la démocratisation du travail à distance a obligé les éditeurs de Ged à s’adapter aux nouveaux besoins de leurs clients. Parmi eux, la collaboration des équipes apparaît souvent comme une priorité. "Les collaborateurs apprécient de pouvoir créer et modifier des documents avec des accès simultanés", poursuit Olivia de Nunzio d’Axess.
Sans compter les autres fonctionnalités collaboratives, qui permettent notamment d’obtenir un tracé des versions des documents ou qui facilitent leur partage. Ce que confirme l’éditeur Sages Informatique : qu’il s’agisse de faciliter le partage des documents, de les placer dans un workflow, ou encore de les sécuriser, l’éditeur élargit sans cesse les fonctionnalités de ses solutions.
"Nous faisons beaucoup d’efforts sur la partie collaborative de nos Ged pour qu’elle soit la plus complète possible", assure Olivier Montacq. Enrichies d’outils collaboratifs, les solutions de Ged ne se contentent pas de simplifier le travail des équipes : "les fonctions collaboratives fidélisent aussi les collaborateurs", ajoute Mehrad Rushenas, co-fondateur et directeur général de l’éditeur Avanteam, qui estime qu’elles contribuent à renforcer le lien professionnel.
Conformité
En plus des usages professionnels, la législation pousse, elle aussi, les Ged à évoluer. "Notre contexte légal commence à être bien encadré", poursuit Olivier Montacq de Sages Informatique. "À la fois au niveau des usages et du procure-to-pay, par exemple, qui demande un circuit complet de la demande d’achat jusqu’à son règlement", poursuit-il.
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De son côté, Avanteam confirme que le cadre légal est devenu une question centrale des clients, qui souhaitent désormais que leur application puisse évoluer en même temps que la réglementation.
Le report de l’obligation de la facturation électronique, annoncé en fin juillet dernier, n’a pas impacté les demandes des clients. Bien au contraire. Certaines d’entreprises profitent de ce répit pour s’interroger sur leurs véritables besoins métiers et aller au-delà d’une simple mise en conformité.
"Elles sont nombreuses à envisager de déléguer le dépôt et la collecte de leurs factures électroniques à un opérateur de dématérialisation (OD) sur un portail (PPF/PDP) qui facilite leur gestion au quotidien", rapporte Olivia de Nunzio. "Alors que leurs questions ont longtemps porté sur le choix d’un simple portail qui servirait de “boîte aux lettres 2.0”, nous observons qu’elles se recentrent aujourd’hui sur ce qui apportera de la valeur dans le métier des utilisateurs", ajoute-t-elle.
Numérique responsable et sécurité
L’impact environnemental, et de manière plus globale la politique RSE des fournisseurs de Ged, est désormais un véritable critère de choix des clients. Comme beaucoup, Axess travaille à la mise à jour de ses engagements depuis 2008, en œuvrant auprès d’associations ou par le biais de sa charte RSE. Il en est de même pour Sages Informatique, qui compense son bilan carbone en plantant des arbres via son programme Zeenplanet.
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"Nos data centers fonctionnent à l’énergie verte certifiée ISO 50001", complète Olivier Montacq. Bien que ces démarches ne soient pas suffisantes pour réduire l’impact carbone à l’échelle de toute une entreprise, elles démontrent la volonté des éditeurs de se tourner vers un numérique plus responsable. "Nous ne pouvons pas dire que l’impact environnemental soit devenu un critère majeur pour nos clients aujourd’hui", nuance le directeur commercial de Sages Informatique ; "mais nous observons un intérêt grandissant."
Pour Avanteam, qui ne met jamais en avant son engagement environnemental auprès de ses clients, les priorités sont ailleurs. "La plupart de nos clients évoluent généralement dans un contexte réglementaire où c’est plutôt la question de la sécurité qui est priorisée", reconnaît Mehrad Rushenas.
"Tout dépend des problématiques métiers", ajoute-t-il. En effet, les attentes des clients en matière de sécurité et de souveraineté sont conséquentes. "Nos solutions en mode SaaS sont désormais hébergées en France sur nos propres serveurs situés à Vénissieux (dans la métropole de Lyon) ou en région parisienne", assure la directrice commerciale d’Axess, qui a parallèlement obtenu les certifications HDS et ISO 27001.
Deux certifications qui rassurent les prospects sur la protection de leurs données et la sécurité de l’information.
De l’IA pour augmenter les Ged
L’intelligence artificielle (IA) se démocratise rapidement, notamment avec à l’essor des outils d’IA générative comme ChatGPT. "Naturellement, les possibilités offertes par l’IA ont rapidement permis d’améliorer toujours plus les fonctionnalités des solutions de Ged", s’enthousiasme Olivia de Nunzio ; "il était logique que ces deux technologies se rencontrent". Et c’est notamment sur les tâches dites chronophages que l’IA tire son épingle du jeu.
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"Plus généralement, toutes les technologies permettant de capitaliser sur les données ou encore d’améliorer l’ergonomie de nos solutions sont également prises en compte par notre service R&D pour préparer l’avenir de nos logiciels", poursuit la directrice commerciale d’Axess ; "l’IA en fait bien sûr partie, mais n’est pas la seule".
Pour Avanteam, c’est dans le domaine du management de la qualité que l’intelligence artificielle a un rôle à jouer et l’éditeur en fait profiter sa Ged depuis plus d’un an déjà. "Grâce à l’IA, nous allons bien au-delà de ce que nous proposions auparavant", assure Mehrad Rushenas. "Elle vient épauler nos missions dans le cadre de la conformité, en posant la question de comment décupler et augmenter la qualité d’un service ou d’une organisation."
Ergonomie et simplicité
La gestion électronique de documents est en constante évolution. Afin de rendre son utilisation la plus efficiente possible, les éditeurs s’accordent sur le fait qu’une solution de Ged doit être fortement conditionnée par sa simplicité d’utilisation. Et ce à la fois dans les fonctionnalités qui font la raison d’être d’une Ged (faciliter le tri, le partage et la validation des documents), mais aussi dans son intégration la plus simple possible au cœur de l’organisation des métiers et des documents de l’entreprise.
"Pour rendre la Ged efficiente, il faut absolument prendre du recul en amont sur les fonctionnalités dont les utilisateurs ont vraiment besoin", confirme Olivia de Nunzio.
Et les évolutions technologiques permettent ces améliorations constantes. "Quand on pense qu’il fallait avant six ou sept passages pour tirer profit de la reconnaissance automatique de documents (Rad), quand un seul suffit aujourd’hui, on mesure les progrès accomplis", se félicite Olivier Montacq de Sages Informatique. "Tous ces développements ont été réalisés pour faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises."
