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Comment automatiser la gestion documentaire ?

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    L'automatisation démarre dès l'import des documents. (Vectorjuice/ Freepik)
  • Les automates et les robots virtuels facilitent l’automatisation des tâches liées à la collecte et au traitement des données stockées dans la Ged. Voici quelques pistes pour réduire les temps de traitement.

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    Longtemps utilisées pour le classement, souvent manuel, des documents, les solutions de Ged (gestion électronique de documents) "permettent aujourd’hui de mécaniser ou d’automatiser tout ou partie des tâches liées au cycle de vie de chaque document", indique le consultant-formateur Gonzague Chastenet de Géry, directeur associé du cabinet Ourouk (spécialisé dans le conseil en management de l’information).

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    Cette automatisation démarre dès l’import des documents. "Il est pour cela conseillé d’identifier et de définir les modèles (documents types) utilisés dans l’entreprise — courriers, contrats, factures, cahiers des charges, etc.", explique-t-il. Les documents entrants peuvent ensuite être « préindexés » automatiquement, sur la base du type de document auquel ils correspondent.

    Ajouter des métadonnées

    Pour faciliter l’indexation des documents, le consultant conseille aux entreprises d’interfacer leur Ged avec les logiciels métier susceptibles de détenir des informations s’y référant. "Il est possible de récupérer automatiquement des métadonnées descriptives dans les tables (les unités) du système d’information", précise-t-il.

    "Lorsque la Ged est liée au progiciel de gestion ou à un catalogue, par exemple, on peut établir un lien avec la table des pays dans lesquels l’entreprise intervient ou bien avec ses produits. Et lorsque la Ged est liée à l’annuaire de l’entreprise, vous n’aurez pas à saisir les informations qui correspondent à un contributeur interne récurrent. Celles-ci seront automatiquement injectées".

    Créer des workflows

    Les workflows (représentations d’une suite de tâches ou d’opérations à effectuer) offrent un autre levier d’automatisation. Légers et de plus en souvent intégrés aux plateformes de gestion documentaire, "ces outils vous aideront à envoyer le document en cours d’élaboration vers les personnes qui vont le valider", explique Gonzague Chastenet de Géry.

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    "Pour que cela fonctionne bien, il faut commencer par modéliser de petits processus sur lesquels il y a du déterminisme et de la récurrence. Il faut en effet être sûr du circuit de validation que le document devra emprunter".

    Faire travailler des robots

    On assiste par ailleurs actuellement à la montée en puissance des plateformes dédiées à l’automatisation robotique de processus (RPA pour robotic process automation), telles Automation Anywhere, Blue Prism ou UiPath.

    Lesquelles aident les professionnels de l’information à concevoir les robots ou agents qui vont capturer et traiter les données émises par les applications afin d’effectuer certaines tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Y compris dans des logiciels avec lesquels une Ged ne peut pas s’interfacer.

    Lire aussi : Bien choisir sa Ged en 7 points clés + le tableau comparatif 2022

    "Avec la RPA, il est possible d’automatiser des processus ou bien d’interopérer une GED avec un logiciel externe, même lorsqu’il est fermé et dépourvu de connecteurs", relève Hervé Chavasse, directeur de l’activité automatisation et optimisation des processus chez·l’intégrateur Atol Conseils et Développements.

    "Typiquement, nous sommes régulièrement amenés à lier la GED avec des systèmes de gestion du social dans les organismes départementaux", précise-t-il. "Lorsqu’un usager utilise un téléservice, la collectivité souhaite par exemple récupérer les données pour les transférer automatiquement vers un logiciel métier ou une Ged, sans avoir à les ressaisir à la main. On crée alors un assistant virtuel qui dispose de ses propres comptes pour accéder au système et va faire le même traitement que ce que ferait un agent physique".

    Faire un POC avant de tout robotiser

    Les projets de ce type démarrent toujours par une cartographie des processus à automatiser, réalisée par un prestataire ou par le client lui-même. S’ensuit en général un test ou un POC (« proof of concept ») sur un seul processus clé. Le but ? Vérifier la faisabilité avant une automatisation plus large.

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    Rencontre avec Stéphane Roder, le fondateur du cabinet AI Builders, spécialisé dans le conseil en intelligence artificielle. Également professeur à l’Essec, il est aussi l’auteur de l’ouvrage "Guide pratique de l’intelligence artificielle dans l’entreprise" (Éditions Eyrolles). Pour lui, "l’intelligence artificielle apparaît comme une révolution pour l’industrie au même titre que l’a été l’électricité après la vapeur".

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