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Au sommaire
- Dossier : Ged automatisée, quelle valeur ajoutée ?
- Comment automatiser la gestion documentaire
- Ged : automatiser pour performer
- La Ged au cœur des enjeux RH
- Automatisation du courrier : « les entreprises françaises fonctionnent à deux vitesses »
- Comptabilité et ged : faciliter la facture
Longtemps utilisées pour le classement, souvent manuel, des documents, les solutions de Ged (gestion électronique de documents) "permettent aujourd’hui de mécaniser ou d’automatiser tout ou partie des tâches liées au cycle de vie de chaque document", indique le consultant-formateur Gonzague Chastenet de Géry, directeur associé du cabinet Ourouk (spécialisé dans le conseil en management de l’information).
Lire aussi : Par quel intégrateur Ged ou ECM se faire accompagner ? Un tableau comparatif pour bien choisir
Cette automatisation démarre dès l’import des documents. "Il est pour cela conseillé d’identifier et de définir les modèles (documents types) utilisés dans l’entreprise — courriers, contrats, factures, cahiers des charges, etc.", explique-t-il. Les documents entrants peuvent ensuite être « préindexés » automatiquement, sur la base du type de document auquel ils correspondent.
Ajouter des métadonnées
Pour faciliter l’indexation des documents, le consultant conseille aux entreprises d’interfacer leur Ged avec les logiciels métier susceptibles de détenir des informations s’y référant. "Il est possible de récupérer automatiquement des métadonnées descriptives dans les tables (les unités) du système d’information", précise-t-il.
