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Comment automatiser la gestion documentaire ?

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    L'automatisation démarre dès l'import des documents. (Vectorjuice/ Freepik)
  • Les automates et les robots virtuels facilitent l’automatisation des tâches liées à la collecte et au traitement des données stockées dans la Ged. Voici quelques pistes pour réduire les temps de traitement.

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    Au sommaire


    Longtemps utilisées pour le classement, souvent manuel, des documents, les solutions de Ged (gestion électronique de documents) "permettent aujourd’hui de mécaniser ou d’automatiser tout ou partie des tâches liées au cycle de vie de chaque document", indique le consultant-formateur Gonzague Chastenet de Géry, directeur associé du cabinet Ourouk (spécialisé dans le conseil en management de l’information).

    Lire aussi : Par quel intégrateur Ged ou ECM se faire accompagner ? Un tableau comparatif pour bien choisir

    Cette automatisation démarre dès l’import des documents. "Il est pour cela conseillé d’identifier et de définir les modèles (documents types) utilisés dans l’entreprise — courriers, contrats, factures, cahiers des charges, etc.", explique-t-il. Les documents entrants peuvent ensuite être « préindexés » automatiquement, sur la base du type de document auquel ils correspondent.

    Ajouter des métadonnées

    Pour faciliter l’indexation des documents, le consultant conseille aux entreprises d’interfacer leur Ged avec les logiciels métier susceptibles de détenir des informations s’y référant. "Il est possible de récupérer automatiquement des métadonnées descriptives dans les tables (les unités) du système d’information", précise-t-il.

    "Lorsque la Ged est liée au progiciel de gestion ou à un catalogue, par exemple, on peut établir un lien avec la table des pays dans lesquels l’entreprise intervient ou bien avec ses produits. Et lorsque la Ged est liée à l’annuaire de l’entreprise, vous n’aurez pas à saisir les informations qui correspondent à un....
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    Avec l’automatisation, les applications de gestion électronique des documents (Ged) peuvent franchir un pas de plus en faveur des organisations dématérialisées. Les enjeux sont multiples : gain d’efficacité, bien sûr, mais aussi meilleures fiabilité et traçabilité. Pour automatiser davantage, il faudra identifier les flux, chasser les tâches sans valeur ajoutée, modéliser, tester, mettre en oeuvre…
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    est en moyenne signalée toutes les semaines dans les établissements de santé depuis janvier 2021. Les hôpitaux ont subi 27 cyberattaques majeures - qui ont effectué tout ou partie de leurs systèmes d'information - en 2020.
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