Logiciels d’entreprise : cap sur l’innovation

Le 20/09/2018 (Mis à jour le 26/02/2020 ) Eric Le Ven

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Philippe Goupil : "Tant que les gens n’auront pas pris conscience de l’importance de ce qu’il y a dans les documents, la Ged ne sera pas une priorité". (Freepik)

Dans la course à l’innovation, difficile d’affronter la concurrence avec de vieux outils. Mais d’abord, peut-on encore parler de gestion électronique de document (Ged), de gestion de contenu ? De quels types d’outils les entreprises ont-elles besoin ? Un observateur nous éclaire. Du côté des éditeurs en Ged, enterprise content management (ECM), robotic process automation (RPA) et digital workplace, la recherche et développement (R&D) s’active pour réaliser de nouveaux produits. Dans chacun de ces domaines, des éditeurs qui ont fait leurs preuves, d’une part, et des start-up, d’autre part, donnent leurs orientations. En montrant notamment comment ils répondent à trois revendications majeures des utilisateurs : plus d’automatisation, une collaboration facilitée, un cadre sécurisé. L’association Xplor France analyse le marché et l’évolution des solutions.

Sommaire du dossier :

barros-logiciels Le marché des solutions de gestion documentaire s’est développé progressivement depuis les années 90, au travers d’importants chantiers chapeautés par des acteurs comme Filenet (racheté par IBM en 2006), OpenText, Stellent (racheté par Oracle en 2006) ou encore Documentum (racheté en 2003 par EMC, puis par Dell en 2016 qui l’a revendu à son tour, la même année, à OpenText).

Les solutions proposées s’appuyaient alors sur des bases de données SQL et devaient d’abord répondre à ce qui s’apparentait, à l’époque, à de gros volumes. L’ergonomie n’était clairement pas la priorité du moment, tant qu’il était possible de rechercher et de conserver en sécurité tous ses documents. Ces solutions ont donc été souvent décevantes. Puis SharePoint de Microsoft a fait son apparition sur le marché, suivi par des solutions open source, comme Alfresco. Et ce pour un résultat « contrasté », non exempt d’expériences de projets sans fin, de coûts exorbitants et d’attentes insatisfaites.

Prendre en compte l’expérience utilisateur

Heureusement, des éditeurs ont pris le taureau par les cornes et ont décidé de soigner l’ergonomie, l’expérience utilisateur et de bichonner l’interface de leur logiciel, à l’instar de Scanfile (Spielberg), Laserfiche (Laserfiche) ou M-Files (M-Files). Si le marché ne leur a pas forcément donné la chance de prouver leur capacité à gérer des volumes importants, ils proposent malgré tout des solutions plus conviviales et capables de s’adapter aux spécificités de chaque organisation.

Pour Philippe Goupil, expert en transformation numérique (Montréal), les solutions de Ged, en l’état, ne sont absolument pas satisfaisantes, pas conviviales et pas forcément intégrées aux applications avec lesquelles elles travaillent. Il répond à nos questions.

Estimez-vous que pour la Gestion électronique des documents la situation évolue ?

Tout le monde est d’accord pour dire qu’aujourd’hui, l’important ce sont les données. Mais sur le marché de la Ged, l’heure reste au statu quo. En termes de « projets déclarés », la Ged est même passée en dessous du CRM. On parle désormais plus volontiers d’intelligence artificielle, de blockchain et d’automatisation, que de Ged. Je ne vois d’ailleurs pas beaucoup de gros projets de Ged. Ce qui est certain, en revanche, c’est que les enjeux sont centralisés au niveau des données. Comment fait-on pour les agréger ? Pour les récupérer ? Pour les organiser ? Et surtout, et toujours, comment fait-on pour les retrouver ?

Quelles sont les causes de ce statu quo ?

L’un des éléments responsables de cette situation, c’est la large présence de SharePoint au sein des organisations. Historiquement, SharePoint est, en effet, un bon outil de collaboration et beaucoup d’organisations l’ont adopté. Aujourd’hui, le logiciel a évolué et s’est largement amélioré. Il intègre même un module de records management et reste une solution maîtrisée. Mais c’est loin d’être la panacée. S’il est efficace sous certains aspects, dans sa globalité, il ne peut pas être envisagé et utilisé comme une Ged. Sa structure n’est pas optimale et n’est surtout pas faite pour cela, en particulier s’il y a une importante volumétrie. SharePoint est avant tout une plateforme collaborative d’entreprise, assez sympathique certes, mais qui n’a pas été développée pour gérer les documents.

D’autres solutions plus convaincantes permettent-elles de centraliser les informations ?

L’offre du finlandais M-Files s’avère plutôt attractive et l’entreprise est en pleine croissance. C’est probablement elle qui aborde le mieux la façon de cohabiter avec SharePoint. Son avantage réside dans le fait qu’elle est capable de communiquer avec d’autres systèmes et qu’elle offre de nombreuses fonctionnalités novatrices. Il y a également MarkLogic, une solution qui permet d’indexer la totalité des documents et des données contenues (quel que soit leur type : structuré, non structuré et semi-structuré), et de leur appliquer toutes les règles d’affaire de l’organisation au même titre que l’ensemble des informations disponibles.

Quels facteurs pourraient relancer le marché de la Ged ?

Le cloud devrait permettre de débloquer les choses, inciter au changement de solutions et au passage en mode Saas. Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) fait aussi partie des nouveaux catalyseurs. Mais il faut surtout espérer un changement de culture pour traiter le document et ses données comme de l’information au même titre que des données de base de données, des courriels ou des notes, en arrêtant de normaliser le contenant, mais plutôt le contenu.

In fine, pourquoi continuez-vous à dire que la Ged est morte ?

Parce que tant que les gens n’auront pas pris conscience de l’importance de ce qu’il y a dans les documents, la Ged ne sera pas une priorité. Les documents font pourtant partie de l’actif de l’organisation. Si vous vendez votre entreprise et que le fichier de vos 53 000 clients est à jour, vous pourrez valoriser la vente. Une bonne gestion, ça vaut de l’argent.

Or, la Ged se résume encore trop souvent à un plan de classification et à un calendrier de conservation. Quant aux métadonnées, elles sont sous-utilisées. Cette façon de faire n’offre finalement que très peu de valeur ajoutée. Nous ne prenons pas en compte le contenu et les métadonnées des documents qui constituent pourtant une mine d’information. Savoir exploiter au mieux l’information se trouvant dans les documents procure un avantage stratégique et compétitif évident.

Il est également important de prendre en compte l’information référentielle se trouvant dans les autres systèmes de l’entreprise, afin d’enrichir l’information. Les solutions de Ged actuelles n’apportent pas de réponse efficace dans ce sens. De plus, les solutions de Ged basées sur des bases de données relationnelles sont inadaptées au traitement performant de l’information non structurée.

Conclusion : il est temps de nous tourner vers des solutions innovantes permettant de collecter, contrôler, corréler et effectuer de l’analyse prédictive et descriptive de très grands volumes de données hétérogènes de nature structurée ou non.