Une digital workplace pour structurer les informations d’Ascodocpsy et lutter contre l'infobésité

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Au sommaire :

• Dossier : prévenir et guérir l'infobésité
• Méthodes et outils pour éviter l’infobésité à tous les niveaux : des e-mails à la gestion de l’information, en passant par la lutte contre la désinformation
• Comment le réseau documentaire Ascodocpsy a adopté une digital workplace pour lutter contre l’infobésité
• Comment l’ISM a repris la main sur ses documents grâce à l’archivage électronique
  
  RETROUVEZ CET ARTICLE ET PLUS ENCORE DANS NOTRE NUMÉRO 370 : PRÉVENIR ET GUÉRIR L'INFOBÉSITÉ

Créé en 1984, le réseau documentaire spécialisé en santé mentale et en psychiatrie Ascodocpsy compte 88 établissements et associations. Près de 120 centres de documentation et une quarantaine de services d’archives hospitalières en psychiatrie mettent à disposition de l’information à destination des professionnels de santé. La gestion de l’information est donc primordiale pour le réseau.

Pour la mener à bien, plusieurs initiatives sont mises en place par la coordination du réseau, dont la création de listes de discussion en 2004. Pourtant, des failles dans la structuration du flux d’informations en interne persistent pendant de nombreuses années… Une situation paradoxale pour un réseau documentaire !

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"Les membres du réseau se plaignaient de ne pas retrouver les informations dont ils avaient besoin, mais aussi d’en recevoir trop", explique Nathalie Berriau, coordinatrice générale d’Ascodocpsy depuis vingt ans. "Certains collègues avaient le sentiment qu’ils passaient à côté d’éléments importants. Nous ne savions pas où chercher les bonnes informations dans tout ce flux".

Afin d’éviter que cette surcharge informationnelle ne fasse perdre du temps aux autres membres du réseau ou ne génère chez eux un sentiment de frustration, Nathalie Berriau souhaite alors résoudre les problèmes de stockage et d’accessibilité des documents. Pour répondre à cette urgence, Ascodocpsy sollicite les services de Jamespot et met en place sa digital workplace au sein du réseau en 2018, baptisée "La grotte de Lasco".

Rebâtir l’architecture de l’information

Pour construire sa plateforme, Ascodocpsy adopte une architecture en arborescence afin de catégoriser les informations. Parmi les catégories essentielles, le réseau a mis en place une banque documentaire.

"Un des points forts des documentalistes est la structuration de l’information", décrit Nathalie Berriau. "Nous avons donc constitué la plateforme avec autant de catégories que de besoins".

Cela permet à Ascodocpsy d’intégrer les personnes dans les groupes de travail qui les concernent, leur évitant ainsi de se perdre sous le flux d’informations des uns et des autres. Pour faire simple, la plateforme est vue comme un lieu de stockage qui permet une diffusion de l’information plus fluide et rapide, directement aux personnes qui la veulent. "Cette plateforme n’est pas juste un serveur sur lequel nous avons nos documents. C’est d’abord un espace collaboratif", précise Nathalie Berriau.

Par ailleurs, le réseau souhaite tirer profit de la flexibilité de l’architecture de sa plateforme. "Nous sommes à l’écoute des recommandations des utilisateurs et n’hésitons pas à modifier la structure en cas de besoin". Une mesure qui fait écho aux ambitions d’Ascodocpsy : transmettre l’information à la bonne personne.

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"Personne ne pourrait revenir en arrière"

"La grotte de Lasco" porte ses fruits au sein d’Ascodocpsy et ne laisse personne indifférent. La coordination du réseau constate une baisse importante de certaines demandes, dont la régulation des échanges.

Car dorénavant, tout le monde peut gérer son flux d’informations. Les résultats de l’année 2022-2023 parlent d’eux-mêmes : les différents groupes rassemblent un total de 174 membres pour 143 utilisateurs connectés (122 %). Et les accès à l’information sur la plateforme collaborative étant mieux définis qu’auparavant, la coordination du réseau a pu observer une chute des demandes de recherche de documents.

À titre d’exemple, 132 utilisateurs sur 143 ont déjà lu un article (92 %), tandis que 67 en ont même publié un (47 %). "Cela nous prouve que l’information circule correctement et est plus fluide", s’enthousiasme Nathalie Berriau. "À ce jour, je pense que personne ne pourrait revenir en arrière".