Un référentiel d’
archivage électronique est un système qui permet de faire un lien entre un document ou une donnée importé dans une base de données avec ses règles de gestion (durée de conservation et sort final). Découvrez dans cet article la définition précise et le fonctionnement de cet outil structurant. Vous apprendrez également comment construire un référentiel d'archivage électronique partagé et évolutif. Enfin, suivez nos conseils pour un référentiel d'archivage capable d'automatiser la gestion du cycle de vie des documents numériques.
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On connaît les classiques référentiels d’archivage, appelés aussi tableaux de gestion, construits la plupart du temps à partir de tableurs Excel. Ils recensent l’exhaustivité des typologies de documents produits par un service ou une activité, et leur associent une durée de conservation et un sort final en fonction de la réglementation et de l’importance du sujet.
On sait l’effort à fournir pour la construction de tels outils. On connaît aussi le casse-tête de la mise à jour de ces fameux tableaux de gestion, pour laquelle les archivistes et les référents métier doivent être constamment vigilants sur l’évolution des pratiques.
Lire aussi : Quel support de stockage choisir pour un système d'archivage électronique ?
Référentiel d’archivage électronique : définition et fonctionnement
Un référentiel d’archivage électronique est un système qui permet de faire un lien entre le document ou la donnée et ses règles de gestion, à savoir sa durée de conservation et son sort final. C’est un outil structurant, incluant toutes les activités et types de documents. Il s’adapte à tout type de structure et ....
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