Tout ce qu'il faut savoir sur la veille quand on lance son projet + les outils gratuits pour débuter

Lancer un projet de veille, c'est bien, mais le réussir, c'est mieux ! Si de nombreux professionnels ont besoin de pratiquer la veille au quotidien, tous ne sont pas veilleurs ou documentalistes et rares sont ceux qui déclarent "très bien"maîtriser le sujet. Pourtant, tous les secteurs d'activité sont concernés : veiller sur un ou plusieurs sujets, collecter des informations stratégiques pour anticiper les évolutions et les innovations ou pour prévenir les risques peut être décisif pour une entreprise. Si vous faites partie de ceux qui "bricolent" leur veille ou qui ont tendance à survoler le sujet, découvrez dans cette vidéo tout ce qu'il faut savoir sur la veille avant de lancer son premier projet ainsi qu'un panorama des meilleurs outils gratuits de veille pour débuter.

Sommaire de la vidéo :

1. Qu'est-ce que la veille ? Définition et norme en vigueur

Pour une entreprise, la veille consiste à mettre en place une stratégie pour surveiller son environnement et alimenter sa prise de décision : repérage des nouveautés, mouvements des concurrents, actualité des différents acteurs, etc.

Elle repose sur un processus continu et circulaire,  qui se répète dans le temps.

Cette surveillance, stratégique pour une organisation, est en plusieurs dimensions : la veille peut donc être une veille médiatique, une veille réputation, une veille commerciale, une veille scientifique, une veille technologique, une veille brevet, une veille juridique, normative, sociologique, politique, etc.

Les prestations de veille reposent sur la norme Afnor XP X50-053. C’est elle qui définit les différents termes liés à la veille, les différentes caractéristiques des prestations de veille et des prestations de mise en place d’un système de veille, leur processus de réalisation, les compétences requises, les relations entre les clients et les prestataires.

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2. Comment se déroule un projet de veille ?

Il n’existe pas de méthodologie type pour un projet de veille, car les stratégies peuvent varier selon les structures. Néanmoins, il existe bien 6 grandes phases qui marquent le déroulement classique d’un projet de veille :  l’élaboration de la stratégie, le repérage de l’information et le sourcing, l’animation d’un réseau de veilleurs, le traitement de l’information, la communication des résultats et l’évaluation du dispositif.

Mais attention à l’aspect linéaire de ce processus : la veille est un circuit qui se répète et les étapes de la veille ne se déroulent pas toujours dans un ordre absolu. D’autant plus que l’accent est mis aujourd’hui sur les méthodes agiles et le travail collaboratif qui peuvent bouleverser, mais surtout dynamiser un projet de veille.

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3. Veille cible VS veille radar

La distinction entre veille cible et veille radar est proposée par un spécialiste du domaine, Christophe Deschamps, qui est consultant formateur en veille stratégique.

La veille cible

Selon lui, la veille cible peut être considérée comme la manière traditionnelle de la pratiquer, avec la définition des thèmes à surveiller, le répérage des sources, l’évaluation de la pertinence par rapport au besoin en information, etc. 

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La veille radar

De son côté, la veille radar est liée à tous les services et outils qui permettent de créer des alertes par mots-clés sur le web ou sur les réseaux sociaux. La veille radar permet de voir remonter des contenus thématiques (articles, tweets, posts divers, vidéos, etc) quelles qu’en soient les sources. L’analyse de la pertinence du contenu viendra ensuite dans un second temps. 

En résumé : la veille cible se concentre sur des territoires connus, repérés et validés. La veille radar, elle, va potentiellement ouvrir des horizons en faisant remonter des contenus hors des territoires balisés.

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4. Les outils gratuits pour débuter

Pour optimiser efficacement un projet de veille (et son budget), il est conseillé de mixer les outils gratuits et les outils payants. Il faut les voir comme des briques qu’on ajoute les unes aux autres, pour les faire fonctionner ensemble. On parle ici de logiciels, d’applications, de services en ligne ou encore d’extensions de navigateur.

Le guide pratique "Veille : les nouveaux fondamentaux", publié par Archimag propose différents articles spécialement dédiés aux outils gratuits et payants de la veille, avec de grands tableaux et des comparatifs et surtout des conseils pour bien les choisir. 

Focus sur quelques outils gratuits incontournables, car c’est bien souvent avec eux qu’on débute. Et il en existe de très performants !

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La collecte d'informations

Feedly pour les flux RSS

Pour la collecte, les agrégateurs de flux RSS constituent une valeur sûre. Feedly, Netvibes, Inoreader, Digg Reader, etc. Il en existe pour tous les goûts. Chez Archimag, nous avons une préférence pour Feedly, notamment pour son ergonomie et ses fonctionnalités, qui s’améliorent au fil du temps.

Feedly est gratuit mais sachez qu’il existe une version pro, qui propose un moteur de recherche plus puissant et des intégrations plus pertinentes. Il existe aussi une version teams, dédiée au travail en équipe. 

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Mention pour l'alerte sur mot-clé

Autre type de collecte : l’alerte posée sur un mot-clé. Si elle fait figure de vétéran au pays de la veille, elle peut s’avérer utile. Les alertes Google offrant des résultats contrastés, nous conseillons Mention, qui est facile à prendre en main et surveille des millions de sources en 42 langues : pages web, réseaux sociaux, blogs, sites d’into, forums etc. Il suffit d’entrer un terme et d’attendre la remontée des occurrences.

Là encore, Mention propose une version payante plus complète que sa version gratuite qui n’autorise qu’un nombre restreint d’alertes et de signalements d'occurrences.

Une précision : il n’existe pour le moment aucun outil gratuit qui permette de faire de la veille sur les contenus audiovisuels, radio et télé, qui est plutôt du ressort des solutions professionnelles.

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Capitalisation et diffusion de la veille

Pour la capitalisation et la diffusion des informations auprès des utilisateurs finaux, il existe plusieurs types d’outils, comme les plateformes de curation, les services de partage en ligne, les blogs, etc.

Diigo pour le partage de signets

Pour ce qui est de la curation, l’importation des articles est très simple et ils sont ensuite présentés sous la forme de vignettes cliquables qui renvoient vers le site source. Les outils Paper.ly et Scoop.it sont les deux principaux acteurs du marché mais il faut savoir que les pages de curation sont visibles par tous les internautes. Si vous souhaitez que votre veille reste privée, il vaut sans doute mieux opter pour un outil de partage de signets.

En la matière, chez Archimag, nous utilisons Diigo, qui permet d’enregistrer des liens dans un espace et de les partager entre collaborateurs. Chaque page peut être enrichie d’un texte et surtout de mots-clés ou tags qui permettent de faire ensuite des recherches par thématique.

Attention, la version gratuite de Diigo ne peut être utilisée que par 5 utilisateurs. Au delà, il faudra souscrire un abonnement payant.

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Evernote et Instapaper pour l'archivage de pages web

Le défaut de Diigo est qu’il n’enregistre que les liens des pages web, et pas leur contenu. Ce qui peut être problématique si la page disparaît, puisque le lien pointera vers une page 404. Si cela vous gêne, vous pouvez alors opter pour un outil comme Evernote ou Instapaper, qui enregistrent toutes les pages et les archivent, là encore à l’aide de mots-clés.

L’inconvénient de ce type d’outil est que l’enregistrement de la page est plus long, ce qui peut être pénible quand on souhaite archiver plusieurs pages lors d’une session de travail. 

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Pearltrees, la bibliothèque collaborative

Terminons avec un autre outil intéressant : Pearltrees, qui est une sorte de grande bibliothèque collaborative. Cet outil permet d’organiser ses “perles”, c’est à dire des pages web, en les classant selon leur thématique. Son interface est très ergonomique et réactive et il existe également un application mobile. L’avantage, c’est que plusieurs collaborateurs peuvent éditer chaque pearltree, que l’on peut rendre privé, si besoin.

Il existe d’autres outils gratuits disponibles en ligne comme Reddit, un site communautaire et social d’agrégation de contenus et d’infos, Tame, Clipzine ou encore Panda, un lecteur de nouvelles intelligent, qui permet de consulter plusieurs sites en même temps.

Testez-les ! Faites vous la main pendant quelque temps sur la version gratuite de ces outils avant de toucher leurs limites et d’éventuellement opter pour leur version payante si votre veille l’impose…

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Pour aller plus loin

Veille-guide-pratique-Archimag-nouveaux-fondamentauxPour aller plus loin, nous vous conseillons vivement la lecture du dernier guide pratique d’Archimag sur la veille.

Avec ses articles dédiés à chaque thématique, ses nombreuses fiches conseils et ses tableaux comparatifs sur tous les outils disponibles, il permet aux veilleurs aguerris d'approfondir leurs connaissances et de découvrir les dernières tendances. 

Pour ceux qui souhaitent se lancer, il contient des dizaines de fiches pratiques sur tout ce qu’il faut maîtriser quand on veut réaliser une veille efficace.

Ce guide pratique vous permettra de mettre toutes les chances de votre côté !

Feuilletez quelques extraits du guide en cliquant ici.

Ce sujet vous intéresse? Retrouvez-en davantage dans les Guides Pratiques Archimag !
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Aujourd’hui, le rôle des veilleurs s’écrit en termes de responsabilité. Dans leur veille à la fois offensive et défensive, ils doivent aussi lutter contre l’hégémonie des géants du net et promouvoir des intérêts français ou européens. Une veille doit être sûre depuis son sourcing - qui s’appuiera en partie sur les bases de données du marché - jusqu’au respect du droit d’auteur, en passant par le lutte contre les fake news. La démarche du veilleur est agile : valorisation de son service, travail collaboratif, exploitation des réseaux sociaux et ressources vidéo, e-réputation, analyse de l’information et produits de veille. Ce guide contient de nombreux retours d’expérience, avis d’experts et descriptifs d’outils gratuits et payants ou de datavisualisation.
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