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Signature électronique et archivage électronique : que penser des offres packagées ?

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    Les offres couplées de signature électronique et d'archivage électronique sont-elles pertinentes ? Des documents signés électroniquement ne nécessitent parfois pas d’archivage ; et il faut archiver des documents non signés. (Freepik/vectorpouch)
  • L’archivage électronique systématique des documents signés électroniquement, proposé par de nombreux prestataires de signature électronique, apporte-t-il aux clients la sécurité juridique et technique attendue ou crée-t-il seulement une illusion de sécurité sans répondre au besoin réel ? Réponse en analysant ce type d'offre packagée au regard des obligations légales de la dématérialisation et des modalités pratiques de mise en œuvre. En prime, nos recommandations de bonnes pratiques.

    Temps de lecture : 6 minutes.

    enlightenedLire aussi : Signature électronique : un nouveau supplément digital gratuit signé Archimag !

    1. Les conditions de validité de l’écrit électronique

    La signature électronique est désormais largement employée dans tous les secteurs d’activité : pour les téléservices de l’administration, les ressources humaines, la banque, l’assurance, l’automobile, l’immobilier, le bâtiment, la gestion locative…

    Encadrée par l’article 1367 du Code civil, elle a vocation à produire des documents de nature contractuelle nativement électroniques.

    Il s’agit donc d’un outil essentiel de la dématérialisation, elle-même régie par l’article 1366 du même Code, qui dispose que :

    « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. ».

    enlightenedLire aussi : Archivage électronique : comment mettre en place et gérer son système numérique

    Les conditions de recevabilité à titre de preuve d’un écrit électronique sont donc claires :

    • la personne dont émane le document doit être dûment identifiée ;
    • l’intégrité du document doit être garantie sur son cycle de vie.

    2. Des offres packagées incluant l’archivage

    Les entreprises recourant à la dématérialisation sont par conséquent placées face à un double besoin : conserver les contrats électroniques pendant une durée longue (variable, mais souvent de 10 ans à compter de la fin d’exécution du contrat), et dans des conditions de sécurité technique garantissant leur origine et leur intégrité.

    C’est donc tout naturellement que de nombreux prestataires de signature électronique proposent, en option ou par défaut, un « archivage électronique » des documents signés et des éléments de preuve établis au cours de l’acte de signature (le « fichier de preuve »).

    enlightenedLire aussi : Archivage hybride : quel logiciel choisir pour ses archives électroniques et papier ? (avec tableau comparatif)

    Dépôt dans le coffre-fort électronique du prestataire

    Dans ces offres, aussitôt l’acte de signature électronique finalisé, le contrat ainsi formé est déposé dans le coffre-fort électronique du prestataire, avec le fichier de preuve lié, et conservé pour une durée de 10 ans. Le client dispose d’un droit d’accès à ses documents archivés pour cette durée.

    Cela semble pratique. Mais est-ce utile ?

    3. Un document signé électroniquement a-t-il besoin d’être archivé ?

    L’article 1367 du Code civil définit la signature électronique comme « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».Lire aussi : La signature électronique pour les nuls : les 5 points à retenir avant de signerCette définition entraîne plusi....
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    Mesures sanitaires de lutte contre la pandémie de Covid-19, la fermeture au public des bibliothèques puis l’interdiction de déplacement en France, entrées en vigueur le 14 puis le 17 mars 2020, ont évidemment fortement impacté les établissements. Un confinement qui ne s’est pourtant pas traduit par l’arrêt d’activité des bibliothécaires. Nombreuses ont été leurs initiatives, d’une part, pour continuer de proposer une offre de lecture et de culture, d’autre part, pour accompagner les publics dans cette situation nouvelle. Les ressources numériques ont été sollicitées comme jamais. Les bibliothécaires universitaires ont également agi. A l’étranger, les actions durant le confinement ou en phase de déconfinement sont aussi le lot des bibliothèques. Enfin, pour le secteur des librairies et de l’édition, cette période se traduit par de lourdes difficultés économiques. Peu à peu, chacun se tourne vers l’après.
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