La transformation digitale des organisations est plus que jamais en marche ! Comme le confirme une enquête menée par Archimag de septembre à novembre 2021 auprès d’une centaine de structures françaises, seulement 5 % n’ont pas prévu de digitaliser leurs processus à court terme. Au contraire, elles sont 64 % à l’avoir initié bien avant la crise sanitaire, principalement pour gagner en efficacité, comme le précisent 57 % des organisations.
Il ne s’agit cependant pas du seul élément déclencheur de cette digitalisation : 17 % des répondants indiquent que cette initiative répond à des besoins en conformité, tandis que 8 % recherchent plus de confiance. Les organisations sont d’ailleurs de plus en plus vigilantes quant à la sécurité de leurs données ou de celles de leurs clients et n’hésitent pas à s’équiper pour la préserver : 67 % des professionnels estiment que leur employeur respecte les exigences du RGPD.
Des solutions loin de faire l’unanimité
Afin de réduire les risques liés à l’usage du digital, les organisations sont de plus en plus nombreuses à se doter de solutions performantes afin de préserver la confiance numérique. 60 % d’entre elles disposent déjà d’une solution de signature ou de cachetage électronique et les 3/4 se sont dotées d’une GED (68 %) ou d’un ECM (7 %). Ces plateformes, largement popularisées avec la généralisation du télétravail, peuvent s’avérer particulièrement utiles pour assurer la sécurité et la traçabilité des données, sous réserve d’être correctement configurées (gestion des droits d’accès, notamment).
Cependant, d’autres outils bien utiles sont davantage négligés par les organisations. C’est notamment le cas du coffre-fort numérique, mis à disposition des collaborateurs dans seulement 39 % des cas, alors qu’il offre une sécurité optimale pour les documents électroniques (bulletins de paie dématérialisés notamment). Des efforts sont encore à fournir du côté de l’archivage électronique également, avec 2 structures sur 5 équipées d’un SAE. De même, la Lettre Recommandée Électronique (LRE), qui présente la même valeur juridique que son homologue papier sous certaines conditions, n’est répandue que dans 27 % des organisations.
Assurer la confiance numérique grâce à des dispositifs certifiés
Comme de nombreux logiciels et outils, les dispositifs technologiques offrant une sécurité accrue ont tendance à être boudés par les organisations. C’est le cas de la Blockchain, dont l’utilisation n’est effective que dans 20 % des structures, ou encore de la copie fiable, toujours pas déployée dans près d’1 organisation sur 2. A contrario, les technologies cloud (SaaS, IaaS, PaaS, etc.) ont plus de succès : 80 % des répondants y ont recours !
Quoi qu’il en soit, la sécurité s’impose comme une thématique préoccupante pour de nombreux professionnels. Preuve en est, pas moins de 83 % des organisations s’intéressent aux certifications et autres labels au moment de choisir une technologie.
