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Ged : automatiser pour performer

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    Dans 65 % des cas, c’est sur une Ged, un ECM ou des workflows que l’automatisation des processus s’appuie. (Rawpixel/Freepik)
  • En première ligne sur les projets de Ged automatisée, les éditeurs de solutions livrent leurs observations : quels domaines peuvent en tirer profit, quels sont les points d’attention et quelles sont leurs recommandations ? Témoignages.

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    3 organisations sur 4 ont sauté le pas de l’automatisation des processus. Et c’est avec pour objectifs de réduire les délais de traitement (78 %), de limiter les erreurs humaines (54 %), d’accroître la productivité (51 %) et de disposer de données de meilleure qualité (48 %) qu’elles se tournent vers des éditeurs de solution pour concrétiser leur projet. Dans 65 % des cas, c’est sur une Ged, un ECM ou des workflows que l’automatisation s’appuie .

    Lire aussi : Comment booster et fiabiliser vos processus métier grâce aux technologies d’automatisation ?

    "Le nerf de la guerre, c’est la performance", confirme Frédéric Massy, directeur marketing d’Itesoft, qui édite des solutions de digitalisation et d’automatisation des processus ; "et les différentes crises successives n’ont fait que renforcer ce besoin. Cette quête de performance est une des raisons clés pour laquelle les organisations font appel à nous".

    Pour Kentika, dont la Ged se positionne sur le marché des documents d’entreprises, les demandes des clients se situent également au niveau de la productivité et de la qualité : "Tout “capteur d’information” qui élimine des interventions manuelles contribue à la réussite d’un projet, explique Gilles Batteux, président de Kentika. 

    "Ensuite, la qualité et l’homogénéité des documents traités dans un processus de Ged automatisée sont des atouts pour le présent et pour l’avenir en constituant au fil de l’eau la mémoire de l’entreprise, voire en s’intégrant dans une démarche de records management".

    Que peut-on automatiser dans la Ged ?

    Tous les processus embarquant des documents, des personnes et des systèmes sont éligibles et pertinents à l’automatisation. "Ils peuvent être automatisés s’ils sont par nature collaboratifs et nécessitent une interaction forte au sein de l’entreprise, voire avec des clients ou des fournisseurs, confirme Mehrad Rushenas, CEO d’Avanteam, qui édite une suite logicielle de gestion intelligente des documents et processus métiers.

    "Les processus qui font souvent appel à des tâches manuelles et chronophages à base de papier, de fichiers Excel et d’emails sont également concernés", ajoute-t-il.

    D’après les éditeurs, deux grands domaines semblent facilement tirer profit d’une Ged automatisée : la relation fournisseur (demande d’achat, traitement des factures, Procure-to-Pay, etc.) et la relation client (ouverture de compte, déclaration de sinistre, octroi de crédit, etc.).

    Lire aussi : Bien choisir sa Ged en 7 points clés + le tableau comparatif 2022

    Si l’émission, la transmission et l’archivage des documents d’entreprises font partie intégrante des processus faisant appel à une Ged automatisée, c’est plutôt dans la dernière étape qu’intervient Kentika : "Notre point fort réside dans notre capacité à modéliser des connaissances, à les acquérir et à les diffuser, explique Gilles Batteux ; c’est lors de l’intégration dans un dossier client ou fournisseur que nous intervenons".

    Et toutes les étapes sont prises en charge par Kentika, y compris celle de l’indexation assistée et de la diffusion prédictive.

    La relation fournisseur

    L’automatisation en matière de relation fournisseurs est en pleine effervescence, et plus particulièrement au travers de son processus socle : le Procure-to-Pay.

    "De l’achat au paiement, la digitalisation de ce processus est incontournable, notamment dans la nécessaire transition qu’implique la réglementation sur la facture électronique 2024, indique Frédéric Massy, d’Itesoft. "Les organisations devront être capables de traiter tous types de flux factures sur de multiples canaux et de formats existants ou à venir, et de se connecter au nouveau dispositif de facturation. Nous accompagnons de nombreux clients dans cette transition".

    Ce que confirme Mehrad Rushenas, d’Avanteam : "La gestion des achats et des factures fournisseurs, qui sont assez chronophages et pour lesquelles il y a des gains en coûts et en temps de traitement évidents et prouvés sont tout indiquées pour profiter d’une Ged automatisée, explique-t-il. "Sans compter qu’avec l’obligation légale de la facturation électronique à partir de 2024, les entreprises digitalisent massivement ces processus, ne serait-ce que pour se mettre en conformité".

    Lire aussi : Facture électronique : le gouvernement confirme le calendrier de la réforme de généralisation

    La relation client

    Côté relation client, l’automatisation de l’instruction de dossier est incontournable tant ce processus est central. "La constitution de dossier est partout et se retrouve dans tous les processus métier", confirme le directeur marketing d’Itesoft ; "elle façonne même chacune des expériences usagers : de la souscription au sinistre dans l’assurance, par exemple, à la gestion de la vie du contrat pour d’autres secteurs".

    Selon l’éditeur, c’est lors de l’instruction d’un dossier que débute la création de valeur pour l’organisation ainsi que la satisfaction de l’usager de disposer simplement et rapidement du service.

    Pour Avanteam, c’est du côté des services juridiques que la relation client peut profiter d’une Ged automatisée : "Le Covid a été un fort déclencheur de digitalisation des processus juridiques, explique le CEO de l’éditeur. ‘Gérer et signer ses contrats avec ses clients est devenu un levier majeur pour accélérer les ventes et soutenir l’activité de l’entreprise, y compris pendant le confinement".

    Comment réussir son projet ?

    Impliqués du début à la fin dans les projets de Ged automatisée de leurs clients, les éditeurs sont de bons observateurs des points d’attention et des écueils à éviter pour réussir son projet.

    Pour eux, les enjeux autour de la Ged doivent avant tout être considérés sous l’angle de l’utilisateur et de l’architecture métier : "Une Ged, quelle que soit sa vocation, doit être exhaustive dans les domaines qu’elle traite", explique Gilles Batteux de Kentika. "Pour cela, elle doit être acceptée par l’ensemble des intervenants, ne doit pas faire doublon avec d’autres systèmes, et s’appuyer sur les standards de l’industrie informatique (formats et protocoles). Enfin, si des interventions manuelles sont requises, elles doivent se faire via des interfaces très intuitives et bien prendre en compte les habitudes de travail de celles et ceux qui auront à les réaliser".

    Lire aussi : Par quel intégrateur Ged ou ECM se faire accompagner ? Un tableau comparatif pour bien choisir

    Itesoft propose justement des solutions dédiées par processus (factures fournisseurs, traitement intelligent des documents et constitution de dossiers client) et y embarque l’ensemble de l’architecture métier (bibliothèque documentaire mutualisée, contrôles métiers préparamètres, prise en compte des obligations réglementaires, etc.).

    Selon ce même éditeur, un autre point d’attention doit aussi être posé : celui de la fraude documentaire.

    ‘Deux entreprises sur trois ont subi au moins une tentative de fraude en 2021, alerte Frédéric Massy ; ‘et dans plus de la moitié des cas, le document est la matière première des fraudeurs. Pour anticiper et s’en prémunir, il est nécessaire d’avoir une solution d’automatisation qui permette d’adresser la fraude a priori avant tout traitement métier, de systématiser les contrôles et d’appliquer ces contrôles sur tous les documents, données et processus’.

    Pour ce faire, Itesoft a intégré 150 points de contrôles dédiés dans ses solutions, appliqués dès la réception des documents.


    10 recommandations

    Pour aider les entreprises dans leurs projets de Ged et de BPM (business process management ou gestion des processus métiers en français), Avanteam a publié le livre blanc ‘10 conseils pour réussir son projet de digitalisation des processus métiers’. Voici la liste des recommandations élaborées par les chefs de projets et consultants de l’éditeur, pour la réussite d’un projet de dématérialisation et d’automatisation :

    1. Faire une étude d’opportunité
    2. Définir le cadre de son projet
    3. S’organiser en mode projet
    4. Voir grand mais commencer petit
    5. Impliquer les utilisateurs
    6. Ne pas sous-estimer l’intégration à son système d’information
    7. Rester pragmatique
    8. Choisir une solution transversale
    9. Ne pas oublier la mobilité
    10. Activer tous les leviers

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