Optimiser sa Ged grâce à la gestion intelligente de documents et l’automatisation

CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°375
 Découvrez Le Brief de l'IT, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des data, de l'IT, de la digitalisation et de la transformation numérique !

Sur la voie du tout numérique, les organisations privées et publiques doivent questionner leur gestion documentaire. En cause : l’amélioration de cette gestion et sa conformité. Ce sont là les deux principaux axes sur lesquels agir grâce à la gestion électronique des documents (Ged) :

• améliorer la gestion documentaire : parce que l’efficacité d’une organisation en dépend ; tout vrac numérique est intolérable ;
• assurer sa conformité : on pense en particulier au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il s’agit d’apporter aux personnes physiques des garanties quant au bon traitement de leurs données personnelles (obligation d’information, exercice de droits, notamment : accès, rectification, effacement), ceci dans un contexte d’hébergement sécurisé.

À noter : la Ged apporte une garantie de traçabilité des documents, véritable élément de preuve.

Lire aussi : La GED : Plus qu’un logiciel, un écosystème

Pourquoi optimiser sa Ged ?

Une Ged bien menée est synonyme de :

• information 100 % numérique : si nécessaire, une phase d’acquisition par scannérisation manuelle ou industrielle, avec Lad-Rad, permet aux documents papier de rejoindre le système d’information numérique. Documents physiques et numériques sont ainsi harmonisés, tout est en place pour une activité s’appuyant totalement sur l’information numérique et évitant les ruptures par des recours intempestifs à des versions papier ;
• documents classés et retrouvables : la Ged absorbe les documents de tous formats (texte, image, vidéo) et les indexe (métadonnées). Ils sont classés selon un plan de classement et les doublons sont éliminés. Un document peut être recherché : par mots-clés, par navigation dans le plan de classement, par recherche en texte intégral (full text), par filtres ;
• documents accessibles : l’accès aux documents est ouvert par profils d’utilisateurs et par groupes ; il peut s’appuyer sur un annuaire d’entreprise. L’ouverture de tout ou partie de la Ged peut être prévue de manière à éviter son cloisonnement et un fonctionnement en silos ;
• processus d’approbation : les documents sont traités dans un circuit de validation numérique (workflow) aujourd’hui largement automatisé.

À noter : la maîtrise documentaire issue de la Ged est une brique nécessaire à la capitalisation du savoir de l’organisation.

Lire aussi : Maroc : l'intelligence artificielle au cœur de la gestion documentaire

Les symptômes d’alerte

Recherche d’un document insatisfaisante, trop longue, doublons, doutes sur une version, manque de données, rupture dans un workflow, temps de réponse à l’utilisateur, client ou administré inadapté, etc. En présence de ces symptômes, interrogez-vous sur votre système d’information :

• votre plateforme en ligne est peut-être en cause ; elle est souvent généraliste, peu paramétrable, non adaptée à nombre de métiers ou de problématiques utilisateurs ou documentaires, trop ouverte, conduisant à une surproduction numérique anarchique révélant l’illusion d’un stockage organisé ;
• votre Ged en place peut être obsolète : parce qu’elle a atteint la limite du volume qu’elle peut absorber, parce qu’elle est difficile à ouvrir au reste du système d’information, parce qu’elle est peu ou pas évolutive en fonction de nécessités diverses (liées à l’évolution des besoins, des technologies).

Il est temps de se mettre à jour. Les solutions de Ged actuelles savent prendre en compte les impératifs de sécurité, productivité, ouverture, mobilité, expérience utilisateur et satisfaction client ou usager. Votre efficacité en dépend. La réduction de coûts peut être au rendez-vous. Tout comme la revalorisation de votre image de marque.

À noter : toute Ged retranscrit d’abord une organisation de travail ; la considérer sous l’angle logiciel vient en second.

Lire aussi : Comment choisir son logiciel de GED ?

Gestion intelligente des documents et automatisation

Intelligence et automatisation : ces deux termes s’appliquent bel et bien à la Ged d’aujourd’hui. Avec eux, l’idée est d’aller au-delà des données, des informations, de leur simple stockage et de leur circulation "mécanique" de tâche en tâche.

Tous les documents de l’organisation peuvent être accueillis dans une Ged. Ce stockage est synonyme d’exhaustivité (rien n’est perdu, tout est tracé ; les documents sont à gérer et valoriser) et d’anti-vrac numérique (interconnectée aux autres applications de l’organisation, la Ged centralise l’ensemble des documents de toutes sources et de tous formats dans un référentiel unique).

Dès l’acquisition, intelligence et automatisation sont à l’œuvre. Ces facteurs d’efficacité et de productivité profitent aussi au traitement de l’information, pour le plus grand bénéfice des utilisateurs comme des publics cibles.

Indexation automatisée et intelligente

L’indexation humaine prend du temps et comporte des aléas (deux agents n’indexeront pas le même document de manière totalement identique). Pour indexer, on a besoin d’informations descriptives et de métadonnées, ce qui doit normalement correspondre aux éléments de recherche auxquels recourt l’utilisateur. Comme pour les documents structurés, l’indexation des documents non structurés permet de les organiser et de leur donner du sens.

L’indexation est automatisable pour :

• l’extraction d’entités nommées (noms de société, personnes…) ;
• l’analyse du contenu, par apprentissage (intelligence artificielle), ce qui aide à la catégorisation ;
• l’indexation du contenu, par analyse du texte, de l’image et du son (à l’aide d’outils de reconnaissance de caractères, vocale, de formes, etc.).

À noter : une indexation par mots-clés (thésaurus) suppose lecture et compréhension du texte ; elle se limite à quelques termes représentatifs au détriment d’autres termes qui pourraient avoir du sens pour l’utilisateur (signaux faibles).

Lire aussi : Solutions de Ged : ce qu'en attendent les entreprises

Analyses pour la prise de décision

Pour plus d’efficacité, l’indexation automatique est capable d’analyser par le même procédé les contenus et les requêtes des utilisateurs, ce qui doit renforcer la pertinence des résultats. L’utilisateur peut rechercher une information de différentes façons : à partir de l’arborescence proposée par le système, par mots ou questions posées en langage naturel. De plus, des filtres lui permettent d’affiner les résultats.

Les réponses qui lui sont apportées peuvent être enrichies selon sa problématique. Grâce à la concaténation de données, opérée notamment par l’IA, des indicateurs sont extraits des masses documentaires initialement éparses et hétérogènes. On bascule ainsi dans une analyse de contenu dont on pourra tirer des tendances, des signaux faibles, etc., qui apporteront de l’eau au moulin de la prise de décision. Ce processus inclut notamment une analyse de tonalité ou de sentiment. Des outils de datavisualisation peuvent venir en renfort.

Le système apprend en continu. Il est donc capable d’anticiper les besoins des utilisateurs : recherches prédictives, recommandations intelligentes.

Lire aussi : Traiter un vrac numérique : les outils gratuits suffisent-ils ?

Traitements à la chaîne

Automatisation et robotisation des processus métier (BPM, RPA) permettent de systématiser et fluidifier le passage d’un document ou d’une information d’une étape à une autre, en alertant les utilisateurs des tâches qui les concernent (validation d’information : documents, contrats, factures, etc.). Le fonctionnement numérique est complet, pouvant inclure parapheur et signature électroniques.

Important : Aussi intelligent et automatisé qu’il soit, le système a besoin d’une supervision humaine. Reportings et dashboards sont à la disposition de l’administrateur et des responsables métier.

Pour aller plus loin, découvrez le supplément partenaires gratuit d’Archimag : "GED/ECM/BPM : le service gagnant pour votre organisation !".