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Au sommaire :
- Dossier : Comment optimiser sa digital workplace
- Digital workplace et knowledge management : quelle stratégie ?
- La digital workplace au service de la communication interne
- Une digital workplace au cœur des RH
- Optimiser la collaboration avec une digital workplace
Au mois de juin dernier, la deuxième édition des Cas d’OR du Service Public Numérique récompensait les entreprises françaises, les départements et les organisations du secteur public les plus engagés dans la transition numérique. Parmi les lauréats figurait Talkspirit, dans la catégorie « Collaboration en ligne dans les organismes de recherche ».
Mais c’est un autre projet mené par l’éditeur qui témoigne de l’intérêt d’une digital workplace pour la communication interne : le déploiement de sa plateforme au sein de l’Association Régionale des Missions locales d’Île-de-France (ARML-IdF). Cette association, financée par l’État et le Conseil régional d’Île-de-France, est chargée de soutenir et d’animer un réseau de missions locales situées dans la région Île-de-France.
Les missions locales accompagnent les jeunes de 16 à 25 ans qui rencontrent des difficultés d’insertion professionnelle et sociale. Les missions locales interviennent dans de nombreux domaines, notamment la formation, l’emploi, le logement et la santé.
Mettre fin au fonctionnement en silos pour améliorer la communication interne
« Avant Talkspirit, nous communiquions principalement via un intranet sous WordPress et des listes de diffusion », se souvient Philippe Crest, délégué aux usages numériques. « L’email était le point d’entrée central pour partager de l’information, ce qui générait des silos et une dispersion de l’information au sein du réseau de missions locales. Ce mode de communication manquait également d’interactivité, car il ne permettait pas aux collaborateurs de réagir aux informations et problématiques partagées. Un de nos principaux enjeux était de mettre fin à ce fonctionnement en silos, afin de fluidifier la remontée et la descente d’informations, de favoriser l’entraide, et de créer du lien entre les collaborateurs. »
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Les équipes de l’Association Régionale des Missions locales d’Île-de-France ont procédé à un examen des principales plateformes avant de porter leur choix sur Talkspirit. Et pour Hervé Manfrini, délégué à la protection des données, ce choix ne doit rien au hasard.
« Nous avons trouvé la solution très simple d’utilisation, et le prix plutôt attractif. Le côté tout-en-un nous a également séduits, car nous souhaitions utiliser le moins d’outils collaboratifs possible. Et puis, les fonctionnalités correspondaient très bien à nos besoins, notamment la fonction “guest” qui permet d’inviter des collègues sur la plateforme, et d’étudier avec chacun d’entre eux l’adéquation entre les groupes thématiques et leurs missions ».
Un déploiement progressif
À ce jour, la plateforme compte 180 collaborateurs avec au moins une connexion quotidienne pour 80 % d’entre eux. Lors de tels chantiers, il est d’usage de respecter les bonnes pratiques : le déploiement a donc été réalisé de façon progressive. Une première étape a été franchie au mois de juin 2020 avec une vingtaine de collaborateurs qui ont joué le rôle de précurseurs. Puis, dans un deuxième temps, des invitations ont été lancées aux autres agents.
Baptisée Odyssée, la plateforme fait désormais office de principal pôle de communication interne : « notre stratégie est de communiquer en priorité sur Odyssée. Et si certains continuent à nous envoyer des emails, nous leur répondons directement sur le tchat d’Odyssée. Ainsi, si les collaborateurs souhaitent accéder à l’information, ils n’ont pas d’autre choix que d’utiliser la plateforme », précise Philippe Crest.
La dimension « accompagnement » n’a pas été oubliée avec un évènement, « Jeudi des usages numériques », spécialement consacré à la prise en main de la plateforme de Talkspirit. L’occasion de partager quelques bonnes pratiques et de répondre aux questions des collaborateurs.
En vitesse de croisière
Après deux années de mise en route, la plateforme a atteint sa vitesse de croisière et remplit aujourd’hui les missions qui lui sont assignées : partage de documents sur un outil unifié, archivage des retours d’expérience, publication de commentaires, agenda partagé pour planifier les réunions… À l’instar de ce que l’on constate dans d’autres organisations qui ont adopté une digital workplace, on note une nette diminution des envois de courriels au profit d’un usage du tchat et des autres outils de communication intégrés dans la plateforme.
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Alors que la digital workplace est utilisée aujourd’hui par 180 salariés, se pose la question de son élargissement à d’autres personnes. L’Association Régionale des Missions locales d’Île-de-France compte en effet un total de 1 700 collaborateurs.
« A terme, nous aimerions déployer Odyssée à l’échelle des 1 700 salariés d’Île-de-France », explique Philippe Crest. « L’objectif est que la plateforme devienne notre outil d’échange dédié pour communiquer en interne, mais aussi pour améliorer notre gestion des connaissances. »
Créer une synergie à l’échelle de la Polynésie française
Aux antipodes de la France métropolitaine, Air Tahiti a également opté pour le déploiement d’une digital workplace. La compagnie aérienne, qui couvre un réseau de 47 îles en Polynésie française, s’est fixé un objectif : créer une synergie entre les ressources en matière de communication et de gestion de projets transversaux.
Un chantier d’autant plus délicat que les collaborateurs sont dispersés aux quatre coins de l’archipel polynésien. Autre défi à relever : de nombreux salariés sont itinérants et travaillent à des horaires décalés.
Le déploiement de la plateforme collaborative et de communication de l’éditeur Jalios a été réalisé à l’aune de plusieurs objectifs :
- fédérer l’entreprise autour d’une vision ;
- mobiliser et impliquer chaque collaborateur (autour de ses intérêts) ;
- améliorer la performance des équipes projet et développer la productivité ;
- animer des communautés transverses pour répondre aux besoins de dialogue et rompre l’isolement ;
- informer tous les employés et favoriser le partage et la capitalisation des connaissances.
Un déploiement mené sur un mode itératif
Mais déployer une digital workplace à l’échelle de la Polynésie française ne s’improvise pas. Air Tahiti a décidé de faire appel à l’intégrateur Vittoria Conseil pour l’accompagner tout au long du projet. Ce déploiement s’est fait selon un mode désormais bien connu : le mode itératif. Une première version a été réalisée en un trimestre afin de permettre aux salariés de s’approprier l’outil.
Un comité de pilotage a été créé et s’est progressivement ouvert à l’arrivée de nouveaux venus, chacun étant invité à faire part de ses remarques, de ses critiques et de ses suggestions.
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Comme tout déploiement, celui-ci a eu besoin de temps pour être adopté par les collaborateurs. Quelques mois après son lancement, 14 % du personnel, soit 200 visiteurs uniques, utilisaient quotidiennement l’outil. Un chiffre qui est appelé à progresser avec le temps. Tout comme les données prises en compte par la direction pour améliorer la prise en main de la plateforme.
La communication sur plusieurs pôles
Ces retours d’expérience issus de tous les groupes d’utilisateurs ont donné naissance à une version de production : « nous avons pu mettre en place, en l’espace de dix mois, un intranet collaboratif pour 1 400 personnes disséminées sur une superficie grande comme l’Europe », se réjouit Julien Lebeau, référent Air Tahiti et chef de projet.
Alors qu’elle a désormais atteint sa vitesse de croisière, la digital workplace Jalios est accessible 24 heures sur 24 et ouverte aux 1 400 collaborateurs, quel que soit leur métier : navigants, techniciens, personnel au sol ou administratif…
La dimension « communication » se décline en plusieurs pôles : base documentaire, espaces projets, communautés, actualités, etc. Chaque collaborateur a la possibilité de créer sa page pour y rassembler les contenus de son choix.
