Comment évaluer une veille en collaboration avec les scientifiques ?

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Sommaire du dossier :

• Veille : évaluez, redéployez
• Pierre-Yves Debliquy : "Attention au manque de synchronisation entre veilleurs et clients finaux"
• Évaluer sa veille : quelles fonctionnalités dans les logiciels ?
• Comment l'équipe de veilleurs du Cetim s’adapte au contexte Covid
• Comment évaluer une veille en collaboration avec les scientifiques ? 
   

La question de l’évaluation d’un dispositif de veille se pose également outre-Atlantique. Au Canada, l’Institut national de santé publique du Québec (INSPQ) a décidé de procéder à la révision de ses activités en matière de veille scientifique.

Cette décision a été prise à la suite de la grippe A (H1N1) qui s’était répandue dans le monde entre 2009 et 2010. Objectif : améliorer la collecte d’informations sur la pandémie.

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Évaluation des veilles et des produits de veille

« Deux types d’évaluations sont couramment effectués à l’Institut : un qui s’applique à toutes les veilles, et un qui concerne les produits de veille », expliquent Julien Chevrier et Mahée Lacourse dans un retour d’expérience particulièrement bien documenté (La veille à l’INSPQ : une coconstruction fructueuse, Documentation et bibliothèques, 2020) ; « la phase d’évaluation est réalisée de façon ponctuelle, à au moins une reprise dans les premiers mois d’activité de la cellule de veille et, par la suite, sur une base plus ou moins régulière ou au besoin ».

L’équipe en charge de cette évaluation s’est posé des questions méthodologiques : la stratégie de recherche dans les bases de données est-elle trop large ou, au contraire, trop restrictive ?

« Certaines sources identifiées lors du repérage peuvent s’avérer inutiles ou d’autres sources être manquantes. De même, les critères de tri ou l’organisation de l’information consignée peuvent devoir être revus. Cette évaluation est habituellement réalisée conjointement par le bibliothécaire et le conseiller scientifique. À l’INSPQ, il est entendu que le veilleur peut demander à tout moment au professionnel de l’information des ajustements au dispositif de veille ».

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Bordereau de veille

Cette coopération entre veilleurs et clients finaux va prévaloir tout au long du cycle de veille : définition des objectifs, repérage des sources, collecte, analyse et diffusion.

Pour la définition des objectifs, l’équipe documentaire de l’INSPQ a créé un bordereau de veille sous forme de tableur en ligne et enrichi de plusieurs onglets. Le premier de ces onglets concerne les acteurs associés au projet de veille : le responsable de la veille, les autres personnes impliquées, les requérants, le bibliothécaire responsable du dossier, le sujet et les objectifs de la veille, le type de produit souhaité…

« Le lien vers ce bordereau est habituellement envoyé au conseiller scientifique responsable du projet pour qu’il le remplisse avant la première rencontre. À la suite de l’entrevue de référence officielle qui permet de clarifier certains de ces aspects, le bibliothécaire y ajoute les informations manquantes ».

D’autres onglets sont dédiés aux sources : sites d’actualité, revues scientifiques, bases de données, lettres d’information, littérature grise produite par les organisations.

Ce premier travail a ensuite donné lieu à une collaboration entre les veilleurs - ici les bibliothécaires de l’INSPQ - et le conseiller scientifique responsable du projet. Ce dernier est invité à signaler les sources les plus pertinentes. Les deux parties mettent alors en place une stratégie de recherche initiale. L’agrégateur Inoreader a été retenu pour diffuser la collecte sous forme de flux RSS.

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Mesurer la précision du système de veille

« L’appréciation du dispositif de veille demeure assez subjective puisqu’elle est basée sur le retour d’expérience du conseiller scientifique », expliquent les deux auteurs ; « il est néanmoins possible de demander aux veilleurs d’attribuer aux intrants de la veille une étiquette déterminant si ceux-ci sont pertinents ou non, de manière à pouvoir mesurer la précision du système de veille pour ensuite l’ajuster. En ce qui concerne l’appréciation du produit de veille par les requérants, une évaluation plus formelle peut être effectuée en fonction du type d’outil utilisé pour la diffusion ».