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Sommaire du dossier :
- Archives : comment le patrimoine se numérise
- Les archives de la Société des Nations : un patrimoine bientôt en ligne
- Comment le journal l'Équipe a numérisé 5 millions d'archives photos en 15 mois
- Numérisation mutualisée des actes d'état civil pour le département de l'Oise
Nom de code : Lontad. Lieu : Genève. Date : 2018-2022… Cela commence comme un roman d’espionnage, mais la réalité est plus prosaïque. Lontad est le nom du projet d’accès numérique intégral aux archives de la Société des Nations. Soit 15 millions de pages représentant 2,7 kilomètres linéaires.
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Un patrimoine documentaire précieux
La Société des Nations (1919-1946) fut la première organisation intergouvernementale visant à instaurer la paix et la coopération internationales. Elle sera remplacée par l’Organisation des Nations unies (Onu) au lendemain de la Seconde Guerre mondiale. Ses archives sont composées de dossiers relatifs à la diplomatie, au désarmement, au développement économique, à la santé…
« Un patrimoine documentaire qui suscite un intérêt croissant de la part des chercheurs et qui a bénéficié de l’inscription au registre des Mémoires du monde de l’Unesco en 2009 », précise Blandine Blukacz-Louisfert cheffe de la section de la mémoire institutionnelle au sein bibliothèque des Nations unies à Genève.
Comme de nombreux corpus documentaires de la première moitié du XXe siècle, celui de la Société des Nations se dégrade. Il convient donc de le rendre accessible au plus grand nombre possible en évitant les manipulations des originaux au format papier.
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Du cahier des chartes aux opérations de numérisation
Un chantier de numérisation d’une telle ampleur ne s’improvise pas. Dès 2017, des études préparatoires ont été menées pour donner naissance à un cahier des charges.
Dans un premier temps, des opérations de préparation ont été nécessaires : dépollution des lots, restauration et reconditionnement. Cinq personnes ont été recrutées pour l’occasion.
C’est en 2018 que les opérations de numérisation à proprement parler ont commencé. Ce chantier est mené par la société française Arkhênum. Une équipe de six personnes s’est installée à Genève dans l’ancien atelier de reliure à proximité des magasins d’archives.
« Nous avons souhaité que ces opérations soient réalisées sur place afin d’éviter le transport d’archives avec des risques de pertes que cela comporte. Après un appel d’offres, notre choix s’est porté sur Arkhênum en raison de la qualité de ses prestations et de ses références antérieures », explique Blandine Blukacz-Louisfert.
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Archives numérisées aux formats Jpeg-2000 et PDF
L’équipe, composée d’un chef de projet et de cinq opérateurs, procède à la numérisation des archives à l’aide de 7 scanners i2s Copibook Open System permettant de traiter des documents reliés et déreliés.
À leur disposition également, deux autres scanners pour numériser des fiches cartonnées et des grands formats (cartes).
En sortie, ces archives numérisées sont disponibles au format Jpeg-2000 qui fait office de fichier master. Un document au format PDF est également généré ; il sera dédié à la consultation.
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Préservation numérique
Surtout, les promoteurs du projet Lontad ont pensé à l’avenir et aux aléas liés à l’inévitable évolution des formats de numérisation.
La « préservation numérique » des fichiers sera garantie grâce à une solution de la société Preservica qui sera en mesure d’effectuer des mises à jour en cas d’évolution des formats. Toutes ces opérations ont demandé un certain temps d’adaptation afin d’être synchronisées : « C’est un mécanisme d’horlogerie suisse », explique-t-on à Genève.
L’accès aux archives de la Société des Nations se fera progressivement à partir de 2021, au fur et à mesure de leur numérisation. Ce patrimoine historique unique sera alors à la disposition de tous les internautes via le site Ungeneva.org.
Ce chantier de numérisation servira également de retour d’expérience. Une partie de l’équipe devrait être conservée après la fin du projet afin de diffuser les bonnes pratiques auprès d’institutions qui auraient besoin de conseils en matière de projets de numérisation de documents.
