Documation 2023 : les nouveautés à ne pas manquer

Archimag est partenaire du salon Documation qui se tient à Paris - Porte de Versailles du 21 au 23 mars 2023. Entre tendances, conférences et nouveautés, voici de quoi préparer votre visite.

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Documation reprend du service et se tient cette année du 21 au 23 mars. Cette 29e édition du salon du management de l’information et des processus documentaires est une fois de plus riche de nouveautés à découvrir sur les stands des éditeurs, mais s’articule aussi, comme chaque année, autour d’un cycle de conférences organisées en partenariat avec Archimag : construit selon les tendances du moment et les problématiques rencontrées par les professionnels, il compte environ vingt-cinq conférences thématiques ainsi que trois conférences plénières, présentées ici.

Les 7 tendances

Le contexte géopolitique, la crise énergétique et l’inflation élevée de ces derniers mois ont plombé le PIB de 2022, qui n’a augmenté que de 2,6 % (après +6,8 % en 2021). Et si la filière numérique française semble épargnée par ce ralentissement (avec une croissance de plus de 10 % de son chiffre d’affaires), elle peine néanmoins à recruter de nouveaux talents.

Cloud hybride et multicloud

Selon Gartner, les dépenses IT en Europe devraient atteindre 1,3 milliard de dollars en 2023 (+3,7 % par rapport à 2022). Cette augmentation s’explique notamment par la hausse des dépenses liées au cloud dans le budget IT des entreprises. L’année 2023 devrait marquer le début d’un nouveau chapitre pour ce secteur devenu plus mature, à la fois en termes de service et d’utilisation.

Cette maturité du secteur entraîne une nouvelle approche pour les DSI : le multicloud, c’est-à-dire le dispatch des applications et des solutions chez les différents fournisseurs, constitue une vraie tendance potentielle pour 2023.

De son côté, le cloud hybride est devenu un incontournable et le restera cette année. D’abord, parce que de nombreuses applications ne sont pas compatibles avec le cloud public, mais aussi parce que l’approche hybride constitue une solution viable quand la modernisation est coûteuse ou lorsqu’elle n’est pas adaptée.

Cybersécurité

Selon le baromètre du Cesin, une entreprise française sur deux a été victime d’une cyberattaque en 2022. Et 2023 s’annonce plus dangereuse encore. Les maillons faibles sont les serveurs e-mail, dont certains ont déjà été victimes de vulnérabilités critiques cette année.

Les identités ou les systèmes d’authentification multifactoriels (MFA), les ransomwares ou encore le phishing figureront certainement parmi les techniques d’attaques classiques. À la clé : vols de données d’authentification, subtilisation d’informations sensibles, etc.

À l’évidence, le télétravail ne semble pas prêt de s’essouffler. Et la sécurisation des collaborateurs, dispersés dans différents lieux, va continuer d’évoluer. En 2023, il semblerait que l’approche Zero Trust remplacera progressivement celle qui reposait sur les VPN. Considérer chaque appareil et compte utilisateur comme une potentielle menace pourrait être la clé pour soutenir et sécuriser les collaborateurs travaillant à distance en 2023.

Identité numérique

Brique incontournable de la confiance numérique, l’identité numérique est un sujet en plein essor et qui bénéficie d’une très forte popularité auprès des Français. Selon le Baromètre 2022 de la confiance des Français dans le numérique publié par l’Acsel (l’Association de l’économie numérique), ils sont déjà sept sur dix à plébisciter le recours à une identité numérique certifiée pour sécuriser leurs échanges et transactions sur internet.

Cela tombe bien, puisqu’il s’agit d’une promesse de l’Union européenne (UE) dans le cadre de la version 2 du règlement eIDAS, dont l’entrée en vigueur est attendue depuis plusieurs mois. Elle doit permettre à la Commission européenne de compléter sa vision de l’identification numérique, d’élargir le périmètre des services de confiance et d’assurer l’interopérabilité des solutions d’identification utilisées par les services publics comme privés.

Signature et parapheur électroniques

Du côté de la signature électronique, l’heure est à la généralisation. Selon le rapport Gouvernance de l’Information de Serda-Archimag, l’usage de la signature électronique a fait l’objet d’une très forte progression ces trois dernières années, passant de 38 à 51 % au sein des organisations françaises. 54 % d’entre elles se disent équipées ou en passe de l’être.

Et elle est de plus en plus portée par un outillage de parapheur qui permet de sécuriser toutes les étapes qui précèdent celles de la signature elle-même et qui est lui aussi en passe de devenir un outil du quotidien pour nombre d’organisations publiques ou privées : la part des organisations équipées est passée de 22 à 33 % en un an.

Ces deux technologies font désormais partie intégrante d’une stratégie de transition numérique, notamment pour le secteur public.

Data

La gestion des data et les infrastructures associées, ainsi que la mise en place d’une stratégie et d’une planification appropriées seront indispensables au succès des entreprises en 2023. C’est pourquoi nous nous attendons à quantité d’innovations dans les domaines liés aux infrastructures et architectures de gestion des données.

Dans les mois qui viennent, la business intelligence (BI) va continuer de se développer et toucher tous les secteurs. Les prévisions indiquent que la valeur mondiale du marché de la BI et de l’analyse atteindra 18 milliards d’ici 2025.

S’il existe quantité d’options pour le déploiement d’une architecture de données d’entreprise, 2022 a vu s’accélérer l’adoption de deux d’entre elles destinées à améliorer la gestion et l’accès des données distribuées : le data fabric et le data mesh, qui peuvent jouer un rôle décisif dans l’accès, l’intégration, la gestion et la diffusion des données dans l’ensemble de l’entreprise, à condition d’être mis en place avec l’infrastructure adaptée.

Dématérialisation responsable

L’impact environnemental du numérique n’est plus à prouver : en France, le secteur du numérique représente 2 % des émissions de GES et pourrait atteindre les 7 % d’ici 2040. Alors que les organisations publiques et privées, comme la société civile, sont en pleine phase de déploiement de la dématérialisation, le sujet n’est plus un retour au papier, mais bien une dématérialisation responsable qui contribue à la réduction de l’empreinte carbone.

D’ailleurs, le Sénat a déterminé en juin 2020 plusieurs axes de travail autour de la lutte contre l’obsolescence programmée, pour l’écoconception des sites et des services numériques ou encore la sobriété des centres de données… Plusieurs de ces recommandations nourrissent la loi Reen de novembre 2021 visant à réduire l’empreinte environnementale du numérique en France, et notamment les objectifs définis par le décret d’application dédié aux collectivités territoriales.

Facture électronique

La généralisation de la facturation électronique au sein de l’UE avance à grands pas. En France, les entreprises verront cette obligation généralisée entre 2024 et 2026. Pourtant, le baromètre sur la dématérialisation des factures réalisé en 2022 par Generix Group et Best Practices révèle que 22,5 % des entreprises n’ont toujours pas connaissance de cette réforme.

Et malgré la pression des grands donneurs d’ordre et l’obligation de facture électronique dans la sphère publique, le taux d’équipement des entreprises stagne autour de 70 %. Il y a donc fort à parier que le marché de la facture électronique connaisse une très forte accélération dans les prochains mois pour répondre à la mise en conformité.

Les 3 conférences plénières

Ged et dématérialisation : la to-do-list 2023-2024

5 nouvelles priorités apparaissent pour le pilotage de vos projets de Ged et de dématérialisation : la recherche d’efficacité, la simplification et la mutualisation des solutions, l’apport de l’IA ; l’impact des nouveaux modes de travail ; la nécessité d’un numérique responsable ; la conformité et la sécurité ; l’optimisation et la réduction des coûts.

Quand ? Mardi 21 mars, 14h15-15h00

Digitalisation et automatisation des processus

Digitaliser et automatiser les processus sont devenus des enjeux de performance, voire de survie. Mais comment prioriser, décloisonner et déployer vos projets de dématérialisation ? Différents modèles sont possibles qui posent la question des métiers, des compétences, des ressources, des besoins et des objectifs. De quoi établir votre feuille de route !

Quand ? Mercredi 22 mars, 9 h 45-10 h 30

Sécurité et conformité

Beaucoup d’organisations pensent à tort que leurs données sont sécurisées parce qu’elles utilisent une solution cloud. Or tous les environnements restent vulnérables. Aussi, découvrez comment sécuriser vos données et vos parties prenantes et pourquoi la question de la souveraineté numérique est capitale.

Quand ? Jeudi 23 mars, 15 h-15 h 45

Chez les exposants

Le sujet de la facture électronique anime toujours les débats de Documation en vue des obligations qui attendent les entreprises à partir de juillet 2024. C’est le cas de Docoon, qui profite de l’évènement pour mettre en avant sa plateforme d’e-facturation Docoon invoice.

Mais aussi de Docuware, l’éditeur et futur opérateur de dématérialisation, qui annonce son partenariat avec le spécialiste des solutions EDI TX2 Concept pour répondre aux enjeux de la loi de finances. Enfin, l’éditeur de la Ged Zeendoc, Sages Informatique, développe lui aussi son offre liée à la facturation électronique avec des nouveautés Procure to pay : complétude des dossiers, comparaison des montants de documents liés, génération de virement Sepa…

Du côté de la dématérialisation responsable, le groupe Serda Archimag a publié son référentiel dédié, co-créé avec la Coopérative Carbone de La Rochelle. Destiné aux organisations qui souhaitent réduire l’impact environnemental de leurs projets, ce document couvre la totalité des flux de la dématérialisation grâce à 21 indicateurs clés. De son côté, Serda Formation a lancé deux formations pour permettre aux collaborateurs de s’emparer de ce sujet : « passeport pour le numérique responsable » et « projets de dématérialisation responsables ».

Solutions 365 présente la nouvelle version de sa plateforme SoDoc, dédiée à la gestion de documents et à l’automatisation des processus métiers. 100 % intégrée à Microsoft 365, cette solution permet de modéliser et d’automatiser les processus métiers couvrant des besoins d’utilisation assez larges : contrats, achats, marchés…

De son côté, Papyrus Software lance Papyrus Business Designer. Le nouveau module permet aux utilisateurs de configurer des applications de Case Management sans coder.

L’éditeur de DAM Orkis propose la version 6.4.1 d’Ajaris comprenant l’intégration d’un serveur CDN, de nouvelles fonctionnalités Video Manager ou encore la recherche par rebond sur le front office.

SVSI profite de Documation 2023 pour présenter deux nouveautés : Meridian 2023, édité par Accruent, qui permet de gérer la documentation liée aux actifs industriels et tertiaires. Et le logiciel Newforma, édité par la société éponyme, qui s’adresse plus particulièrement aux cabinets d’architectes et d’ingénierie soucieux de conserver la maîtrise de leurs documents produits pendant les projets.

Pour Everial, c’est à travers la présentation de sa nouvelle solution Everial Smart Document Processing que l’éditeur est attendu. Grâce aux nouvelles technologies Lad/Rad et de l’IA, la solution effectue une capture intelligente des documents.

Kentika s’attaque lui aussi au traitement intelligent des informations, depuis l’acquisition automatisée jusqu’à la diffusion personnalisée, avec un triptyque gagnant : des moteurs de recherche puissants, une analyse contextualisée des données et des modèles prédictifs.

LuxTrust dévoile de son côté un nouveau service d’archivage électronique à valeur probante. Ce dernier promet un stockage sécurisé et éternel grâce à l’intégration de la technologie de son partenaire Pineappli.

PMB Services présente en avant-première un module PMB pour mettre en œuvre des stratégies de communication répondant aux enjeux de knowledge management. L’éditeur s’engage aussi dans la mise en conformité du logiciel libre PMB avec les normes du RGAA.

Du côté de l’open source, Only Office profite de Documation 2023 pour présenter sa suite bureautique Onlyoffice Docs. Cette solution en ligne sert à créer des documents complexes, des feuilles de calcul ou tout autre document, à éditer et à collaborer où que vous soyez.

I-Expo & Data Intelligence Forum

Devenue un thème incontournable, l’intelligence artificielle fait l’objet de plusieurs conférences lors de cette 34e édition d’I-Expo & Data Intelligence Forum, qui se déroule en parallèle de Documation : quels apports concrets pour l’intelligence économique et la veille ? Comment en tirer profit pour mieux traiter et analyser les informations ? À l’heure de l’Osint, comment la veille se transforme-t-elle ?

La question essentielle des sources est également abordée à l’occasion d’une table ronde consacrée à l’information stratégique : comment assurer la fiabilité de l’ensemble de vos sources d’informations à l’heure de la désinformation ?