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La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs

Définition de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés)

>Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents !

Les avantages de la dématérialisation

dematerialisationLes avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux ! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser !

En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l'automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet). 

Ged et archivage électronique

Un projet de dématérialisation en entreprise est difficilement isolé car il vise à revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut donc concerner différents processus de traitements au sein des organisations et implique de les automatiser via la mise en place d'un logiciel de Ged (gestion électronique des documents).

Par ailleurs, la (bonne) conservation des documents sur support numérique (comment seront-ils conservés et pendant combien de temps) nécessite également la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE). Celui-ci permet notamment de constituer un fonds sécurisé des documents probatoires et patrimoniaux de l'entreprise et de garantir leur intégrité, puisqu'il empêche toute modification des données et des documents.

Une grande variété de projets

dematerialisation-documentsMais la dématérialisation ne s'arrête pas là ! Les projets sont nombreux car ils peuvent concerner tous les flux de documents reçus ou envoyés initialement en format papier : en amont, ils touchent à la numérisation des documents papiers et à l'extraction d'information (via la reconnaissance automatique de documents ou de caractères).

Ils peuvent également impliquer la dématérialisation du courrier (gestion électronique du courrier ou Gec), la dématérialisation des factures fournisseurs ou des notes de frais, la mise en place d'une signature électronique, ou encore une dématérialisation RH (des ressources humaines) via notamment l'adoption d'un coffre-fort numérique pour les salariés.

La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l'information, de records management et d'enterprise content management (ECM).

Oser se lancer et réussir son projet

guide-dematerialisation-documents-processusC'est tout le système d'information de l'entreprise qui doit donc être revu. Et cela ne s'improvise pas : Comment mettre en place un système d'archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment choisir son logiciel de Ged ? Quelles sont les obligations de la facture électronique ? A chaque projet ses spécificités, sa réglementation, ses normes et référentiels et ses prestataires.

Les articles d'Archimag listés ci-dessous sont une mine d'informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez notamment nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de logiciel métier nos méthodes et conseils ainsi que nos tutoriels vidéo pour déployer vos projets.

Pour aller plus loin, consultez également le dernier guide pratique publié par Archimag sur ce sujet : Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension. Ce guide de 96 pages présente tous les outils, les matériels et logiciels, mais aussi les concepts, les normes utiles, ainsi que des méthodes et retours d'expérience pour réussir son projet de dématérialisation et d'automatisation des processus. 

Voici toutes les actualités, les chiffres, les dossiers, les enquêtes et analyses de la rédaction d'Archimag sur la dématérialisation :

 

Le quiz ultime de la dématérialisation

Le 11/déc/2019  
Etes-vous plutôt 100% ou zéro papier ? Vivez-vous encore au rythme du document physique ou vous sentez-vous dans la dématérialisation comme un poisson dans l'eau ? Faites le test ! Voici un quiz amusant et instructif pour tester vos connaissances sur la dématérialisation : alors, êtes-vous encore papier, hybride en cours de transition ou déjà 100 % démat' ?
  • quiz-dematerialisation
  • Comment utiliser le Swot pour votre projet de dématérialisation ?

    Le 02/déc/2019  
    Un Swot est un outil d'analyse et d'aide à la décision qui permet d'évaluer les forces, les faiblesses, les opportunités et les risques d'une entreprise ou d'un projet. Idéal dans le cadre d'un projet de dématérialisation, il doit néanmoins être préparé scrupuleusement. Clémence Jost, journaliste chez Archimag, vous explique en vidéo comment rédiger et utiliser un Swot pour votre projet de dématérialisation, avec un exemple de matrice Swot dédiée.
  • Swot-projet-dematerialisation
  • Passez à l'écologie numérique ! Abonnés

    Le 20/nov/2019  
    La dématérialisation est-elle écologique ? Avec le numérique, est-on respectueux de l’environnement ? À l’heure où se multiplient les alertes sur la santé vacillante de la planète, notre infographie dédiée aux chiffres clés de la pollution numérique le prouve : il y a urgence à agir, du côté individus comme des organisations. Ce dossier explore les initiatives "vertes" et les bilans énergétiques, notamment dans les domaines du matériel informatique, des logiciels et des data centers et vous invite à suivre au quotidien dix conseils écoresponsables.
  • infographie-pollution-numerique
  • La dématérialisation en 10 mots clés

    Le 13/nov/2019  
    La dématérialisation des documents regorge de concepts ! Parce qu'il est toujours utile de revenir aux fondamentaux, voici LE glossaire de la dématérialisation contenant une sélection arbitraire de 10 mots-clés avec leurs définitions.
  • dematerialisation-ordinateur
  • Le marché de la dématérialisation en 2019 et ses perspectives pour 2020 Abonnés

    Le 06/nov/2019  
    En 2019, comment se porte le marché de la dématérialisation (qui comprend la gestion de contenu d'entreprise, la capture, la diffusion, le case management, la gestion des processus métier BPM, la confiance et l'archivage et la conservation) ? Les perspectives pour 2020 demeurent excellentes, selon les spécialistes de la dématérialisation des contenus, boostées par la vague de "transformation" numérique qui gagne désormais les petites entreprises.
  • dematerialisation-chiffres
  • Salons Solutions 2019 : la dématérialisation fait sa rentrée

    Le 24/sep/2019  
    Les Salons Solutions, qui se dérouleront du 1er au 3 octobre 2019, ce sont pas moins de cinq thématiques : ERP, E-achats, Démat, BI et Big Data, CRM et Marketing, avec en parallèle le 2e "Colloque IA des métiers de l'entreprise". Bien sûr, Archimag s’intéresse en priorité à la partie dématérialisation de cette édition 2019 qui met en présence les exposants dont c’est le coeur de métier, et propose un programme de conférences et d’ateliers particulièrement riche.
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    Le chiffre du jour
    des bibliothèques proposant des ressources numériques ont constaté depuis le début du confinement une augmentation des usages de leurs ressources en ligne, selon une enquête flash menée par le ministère de la Culture fin mars 2020.
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