Publicité

La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs

Définition de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés)

>Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents !

Les avantages de la dématérialisation

dematerialisationLes avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux ! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser !

En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l'automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet). 

Ged et archivage électronique

Un projet de dématérialisation en entreprise est difficilement isolé car il vise à revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut donc concerner différents processus de traitements au sein des organisations et implique de les automatiser via la mise en place d'un logiciel de Ged (gestion électronique des documents).

Par ailleurs, la (bonne) conservation des documents sur support numérique (comment seront-ils conservés et pendant combien de temps) nécessite également la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE). Celui-ci permet notamment de constituer un fonds sécurisé des documents probatoires et patrimoniaux de l'entreprise et de garantir leur intégrité, puisqu'il empêche toute modification des données et des documents.

Une grande variété de projets

dematerialisation-documentsMais la dématérialisation ne s'arrête pas là ! Les projets sont nombreux car ils peuvent concerner tous les flux de documents reçus ou envoyés initialement en format papier : en amont, ils touchent à la numérisation des documents papiers et à l'extraction d'information (via la reconnaissance automatique de documents ou de caractères).

Ils peuvent également impliquer la dématérialisation du courrier (gestion électronique du courrier ou Gec), la dématérialisation des factures fournisseurs ou des notes de frais, la mise en place d'une signature électronique, ou encore une dématérialisation RH (des ressources humaines) via notamment l'adoption d'un coffre-fort numérique pour les salariés.

La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l'information, de records management et d'enterprise content management (ECM).

Oser se lancer et réussir son projet

guide-dematerialisation-documents-processusC'est tout le système d'information de l'entreprise qui doit donc être revu. Et cela ne s'improvise pas : Comment mettre en place un système d'archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment choisir son logiciel de Ged ? Quelles sont les obligations de la facture électronique ? A chaque projet ses spécificités, sa réglementation, ses normes et référentiels et ses prestataires.

Les articles d'Archimag listés ci-dessous sont une mine d'informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez notamment nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de logiciel métier nos méthodes et conseils ainsi que nos tutoriels vidéo pour déployer vos projets.

Pour aller plus loin, consultez également le dernier guide pratique publié par Archimag sur ce sujet : Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension. Ce guide de 96 pages présente tous les outils, les matériels et logiciels, mais aussi les concepts, les normes utiles, ainsi que des méthodes et retours d'expérience pour réussir son projet de dématérialisation et d'automatisation des processus. 

Voici toutes les actualités, les chiffres, les dossiers, les enquêtes et analyses de la rédaction d'Archimag sur la dématérialisation :

 

Basware et Xerox concluent un contrat de gestion de services mondial

Le 18/juil/2018  
Un contrat a été signé le 13 juillet dernier entre Basware et Xerox sur les opérations de numérisation et de saisie. Xerox gérera les services de numérisation et de saisie de Basware, qui représentent au total 24 millions de factures par an. La société proposera une solution rapide et économique à plus de 400 clients de Basware dans le monde.
  • Basware_xerox
  • La signature électronique, ça marche aussi en face-à-face

    Le 17/juil/2018  

    Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la signature électronique n’est pas réservée uniquement à la contractualisation à distance. Lors de transactions en face-à-face, elle facilite aussi grandement les choses et permet à toute la procédure de rester électronique.

  • Vers la fin du document ? Abonnés

    Le 27/juin/2018  
    Aujourd’hui, on parle de data ou de métadonnées plus que de documents. En outre, avec le travail collaboratif, on a affaire à plusieurs auteurs et de multiples versions. Dès lors, est-ce la fin du document ? Un expert donne son point de vue, en introduisant les notions de traces, de conservation et de gouvernance. Que dit-on du document aux étudiants ? Une professeure à l’INTD-Cnam répond. Ged à l’usage des documentalistes et éditiques : les éditeurs parlent-ils encore de document ? Vers quoi font-ils évoluer leurs solutions ? Dans un monde digital, un nouveau portrait du document se dessine.
  • poubelle-document
  • Fonds patrimoniaux : il est temps de se mettre à la page

    Le 19/juin/2018  
    Les organisations sont en train de revoir leur position sur le sujet afin de mieux exploiter commercialement leurs fonds patrimoniaux. Mais l’opération ne s’improvise pas et nécessite un accompagnement sur mesure. Patricia Machado, Responsable production numérique au sein d’Everial, nous explique à quel point il est primordial de se faire accompagner dans cette démarche.
  • Franchir l'obstacle de la transition digitale

    Le 15/juin/2018  

    "Aborder la transition digitale et la réussir !" Tel était le thème de l'afterwork organisé par AM Trust et L'Agence Digitale d'Archimag au sein de l'hippodrome Borely de Marseille. L'occasion de faire le point sur les évolutions du cadre réglementaire autour de la dématérialisation, mais aussi sur les outils et bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour que ce grand chantier ne se transforme pas en carphanaüm technologique. 

  • Comment l’on-boarding RH facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs

    Le 13/juin/2018  

    [Avis d'expert] Pour rendre l’intégration des nouveaux salariés dans l’entreprise plus facile, plus rapide, plus fluide, il existe aujourd’hui des solutions. Elles permettent à la fois de dématérialiser l’ensemble de la procédure, de réduire les délais consacrés aux tâches administratives et de rendre les nouvelles recrues opérationnelles dès leur premier jour d’embauche.

  • Pages

    Le chiffre du jour
    des bibliothèques proposant des ressources numériques ont constaté depuis le début du confinement une augmentation des usages de leurs ressources en ligne, selon une enquête flash menée par le ministère de la Culture fin mars 2020.
    Recevez l'essentiel de l'actu !
    Publicité