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Numérisation : de la copie fidèle à la copie fiable

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    La modification du Code civil du 1er octobre 2016 (article 1379) établit qu’une copie fiable a la même valeur que le document original. (Freepik)
  • Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations : c’est l’intitulé de la norme NF Z42-026. Voici comment la mettre en œuvre, avec un objectif : obtenir une copie fiable.

    La norme Afnor NF Z42-026 homologuée en mai 2017 spécifie les conditions à remplir pour produire des copies numériques fidèles au sens formel (par opposition à la fidélité informationnelle qui est celle du contenu). Une copie fidèle est la reproduction à l’identique de la forme et du contenu ; l’outil de référence pour apprécier la fidélité formelle est l’œil humain dont les caractéristiques physiologiques sont connues ; ces caractéristiques peuvent servir de base au choix de la résolution des numériseurs (300 dpi) et au choix du codage des couleurs sur 24 bits.

    Procédés techniques pour copies fiables

    Produire une copie fidèle est la première étape pour obtenir une copie fiable, définie comme étant un document numérique dont l’intégrité est garantie dans le temps et de ce fait destiné à être conservé dans un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013.

    La modification du Code civil du 1er octobre 2016 (article 1379) établit qu’une copie fiable a la même valeur que le document original ; le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 dresse la liste des procédés techniques applicables aux copies fidèles pour en faire des copies fiables :

    • empreinte électronique ;
    • horodatage qualifié ;
    • cachet électronique qualifié ;
    • signature électronique qualifiée.

    Et la conservation dans des conditions propres à éviter toute altération de leur forme ou de leur contenu.

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    Détruire le document papier original

    L’équivalence de valeur entre le document original et sa copie fiable peut permettre de détruire le document papier original. À ce jour, une certaine réserve est perceptible sur la destruction des originaux papier. Il est clair que la valeur intrinsèque du document papier (par exemple un contrat d’un montant très important) peut constituer un paramètre supplémentaire pour décider de détruire ou non le document papier après numérisation.

    La norme NF Z42-026 définit et spécifie les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations. Les documents sur support papier, cible de la numérisation selon cette norme, sont les documents d’activité (selon la norme Iso 30300 : 2011).

    Pour apporter des garanties de conformité à la norme NF Z42-026, à la demande de certains acteurs du marché, notamment la FNTC (Fédération des tiers de confiance du numérique) et plusieurs de ses adhérents, l’Afnor a décidé la création d’une marque (NF544) dont le référentiel de certification est en cours de finalisation. La marque pourra, après audit spécifique, être attribuée aux prestataires de numérisation qui demanderont à en bénéficier.

    Cas d’usage

    Quatre cas d’usage sont retenus, en combinant flux et stock de documents, d’une part, et organisation centralisée ou décentralisée, d’autre part :Cas CS : Numérisation centralisée de stock, par exemple reprise d’une collection ancienne de dossiers ;Cas DS : Numérisation décentralisée de stock,....

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