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Améliorer la traçabilité des données d’utilisation des ressources électroniques - Mise à l’essai de l’outil EZproxy Analytics au sein de la bibliothèque de l’Université de Manchester

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    OCLC vient de lancer EZproxy Analytics, un outil qui permet d’analyser les données d’utilisation des bibliothèques à un niveau de précision encore jamais atteint (crédits Dean Moriarty - Pixabay)
  • OCLC vient de lancer EZproxy Analytics, un outil qui permet d’analyser les données d’utilisation des bibliothèques à un niveau de précision encore jamais atteint. EZproxy Analytics offre des perspectives extrêmement prometteuses, comme en témoigne le personnel de la bibliothèque de l’Université de Manchester, qui a testé ce produit.
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    Avec plus de 40 000 étudiants en équivalent temps plein, l’Université de Manchester est le deuxième établissement d’enseignement supérieur du Royaume-Uni. Afin d’aider les étudiants et les chercheurs dans leurs travaux, la bibliothèque met à leur disposition une exceptionnelle collection de ressources numériques universitaires, la plus importante du Royaume-Uni. Elle est abonnée à plus de 38 000 titres en série payants (notamment des revues, des périodiques, des publications annuelles, des journaux, et des comptes rendus de conférences), 584 bases de données, et plus de 700 000 livres numériques.

    La gestion de ces collections est un travail titanesque.

    La bibliothèque se fournissant auprès de divers prestataires, il est difficile d’appréhender l’utilisation des ressources de façon globale. Le personnel est obligé de consulter de nombreuses sources afin de déterminer la valeur de l’investissement colossal réalisé dans le domaine des ressources numériques.

    La bibliothèque de l’Université de Manchester utilisait déjà EZproxy, un autre outil d’OCLC qui fournit un accès en continu aux ressources électroniques. Elle souhaitait donc vivement participer à la phase expérimentale d’EZproxy Analytics. Conçu en partenariat avec Couperin et le CNRS, et s’appuyant sur les outils ezPAARSE et ezMESURE, EZproxy Analytics fournit des fonctionnalités d’analyse avancées aux utilisateurs d’EZproxy hébergé (moyennant un abonnement supplémentaire). Il permet d'extraire, d'enrichir et de convertir des données complexes en tableaux de bord simples, de manière à améliorer la compréhension et la communication du retour sur investissement des ressources électroniques.

    Pour la bibliothèque de l’Université de Manchester, qui en temps normal doit extraire manuellement des données statistiques rudimentaires provenant de multiples sources, ce projet d’expérimentation était l’occasion de bénéficier de rapports d’utilisation détaillés regroupés sur une seule plateforme.

    Évaluer le retour sur investissement des ressources électroniques grâce à EZproxy Analytics

    Alors que la pression sur les coûts s’accentue, les bibliothèques ont plus que jamais besoin de négocier des contrats d’abonnement aux ressources électroniques les plus avantageux possible. Selon Justin Parker, responsable des abonnements à l’Université de Manchester, la bibliothèque va devoir faire des choix difficiles. « Même les ressources les plus abordables seront passées au crible », déclare-t-il.

    Des données chiffrées fiables sont nécessaires pour pouvoir négocier des conditions avantageuses lors du réabonnement. Or, les données basiques actuellement disponibles sont loin de faire l’affaire. Justin et son équipe parlent d’« utilisation non-intelligente », c’est-à-dire des statistiques rudimentaires téléchargées sans les informations contextuelles (par exemple, le profil des utilisateurs) requises pour faire des choix éclairés. Il s'agit d'une lacune majeure des données d'utilisation actuelles, telles que COUNTER.

    La contextualisation des informations offre une véritable valeur ajoutée. Par exemple, si la bibliothèque constate que les étudiants de deuxième année de mathématiques n’utilisent pas une ressource acquise spécialement pour eux, elle peut organiser une campagne de marketing ciblé ou vérifier que ladite ressource figure dans les listes de lecture des cours. Pour cela, les données sur le profil des utilisateurs stockées dans le système local d’authentification peuvent être transférées dans EZproxy.

    EZproxy Analytics permet également de surveiller le contenu des bouquets. « Nous nous apercevons tout à coup qu’un titre n’est plus disponible alors que nous payons toujours un abonnement, explique Justin. Nous constatons que le titre est indisponible uniquement lorsqu’un utilisateur ne parvient pas à y accéder. » Le rapport d’indisponibilité, qui permet de savoir exactement quand un titre est indisponible, sera intégré dans une version ultérieure d’EZproxy Analytics.

    En outre, les données d’EZproxy Analytics sont accessibles sous 24 heures, alors que les données d’utilisation COUNTER ne sont diffusées que mensuellement.

    Anticiper le coût du libre accès

    Comme beaucoup de bibliothécaires, Justin s’inquiète du cumul des coûts dans le nouveau secteur du libre accès : non seulement les universités continuent de payer pour que leurs usagers puissent accéder aux articles de revues, mais elles doivent également s’acquitter de frais de publication pour lesdits articles. Justin se demande pourquoi le coût des abonnements de l’université continue d’augmenter jusqu’à 3-4 % par an, alors que la part de publications en libre accès est en hausse.

    La bibliothèque surveille la part de ressources en libre accès dans ses contrats d’abonnement et utilise ces données pour négocier avec les fournisseurs de contenu. EZproxy Analytics permet aux bibliothèques de comparer avec précision les ressources en libre accès et le contenu électronique payant, à condition qu’ils soient proxifiés.

    Évaluer la qualité des métadonnées

    Craignant que la qualité des métadonnées provenant de sources externes ait une incidence négative sur la découverte et l’utilisation, la bibliothèque a fait appel à un spécialiste des métadonnées pour examiner ses collections numériques. Elle a alors pris conscience de l’étendue du problème. Dans une collection achetée auprès d’un fournisseur de contenu, les titres individuels n’étaient pas catalogués. Le personnel a également mis la main sur 500 livres électroniques provenant d’une collection sur l’histoire ancienne de l’Amérique que personne n’avait pu retrouver jusqu’à présent.

    La bibliothèque devrait voir la fréquence d’utilisation augmenter une fois que les métadonnées seront optimisées et que le contenu sera plus facile à découvrir. Elle prévoit également d’utiliser EZproxy Analytics pour identifier les collections devant faire l’objet d’améliorations supplémentaires.

    Évaluer l’efficacité des opérations promotionnelles

    Il faut parfois du temps pour mettre à profit les nouvelles ressources électroniques. Au début, les enseignants ne sont pas toujours au courant de leur disponibilité et ne les incluent pas forcément dans leurs listes de lecture. Le personnel mène une campagne de promotion dès qu’une nouvelle ressource est acquise, et évalue ensuite son efficacité.

    Grâce à EZproxy Analytics, il est possible d’évaluer avec précision la réussite des campagnes de promotion. En associant les données d’EZproxy Analytics et les données locales des utilisateurs, la bibliothèque peut se faire une idée beaucoup plus précise de la façon dont les ressources sont utilisées, mesurer les retombées globales sur le long terme, et adapter les futures campagnes en fonction des résultats obtenus.

    Améliorer les services de la bibliothèque

    La bibliothèque offre un appui technique aux étudiants et aux chercheurs qui rencontrent des problèmes d’accès aux contenus. Selon Tim O’Neill, coordinateur des ressources électroniques, EZproxy Analytics permet de mieux appréhender l’expérience des usagers. Si ces derniers bénéficient d’une aide adaptée, l’accès aux ressources se fait plus facilement et sereinement, ce qui réduit les demandes adressées au support technique.

    En outre, EZproxy Analytics permet d’éviter que des ressources électroniques tombent dans l’oubli. En effet, le personnel de la bibliothèque peut repérer celles qui sont laissées de côté alors que les usagers devraient les consulter. Il peut aussi évaluer les préférences des usagers, par exemple les plateformes les plus plébiscitées.

    Une fois qu’elle a une vision plus claire du comportement des usagers, la bibliothèque peut adapter son offre de services. Si elle constate un pic d’utilisation en dehors des heures de travail habituelles (par exemple tôt le matin), il peut être préférable d’être disponible à ce moment-là. Le service de support peut aussi adapter ses disponibilités et ses effectifs en fonction des heures de pointe identifiées grâce à EZproxy Analytics.

    Gérer la sécurité des informations

    La protection des ressources électroniques est primordiale. Un fournisseur peut tout à fait bloquer un abonnement s’il détecte un risque de sécurité. Ces aléas peuvent porter atteinte à la réputation de l’institution et ne doivent pas être pris à la légère.

    Pour la bibliothèque de l’Université de Manchester, EZproxy Analytics favorise également l’atténuation des risques en matière de sécurité.

    Lorsqu’un fournisseur signale à la bibliothèque une activité suspecte provenant de l’une des adresses IP de l’université (par exemple, lorsque des centaines de fichiers d’une même base de données sont téléchargés en très peu de temps par un seul compte utilisateur), il peut décider de bloquer complètement l’accès.

    Actuellement, le processus est lent et réactif. Il faut parfois deux jours avant que le fournisseur de contenu informe la bibliothèque d’un incident. Ce retard est préoccupant. La bibliothèque veut donc être en mesure d’anticiper davantage les risques et d’intervenir plus rapidement.

    La bibliothèque pourra intervenir beaucoup plus efficacement grâce aux données d’usage recueillies sur EZproxy Analytics. L’équipe a soigneusement examiné les nombreux rapports géographiques compilés sur l’outil. Elle a repéré des comptes individuels utilisés pour accéder simultanément aux ressources dans plusieurs régions géographiques, ce qui signifie qu’un compte a été piraté et doit être immédiatement bloqué.

    La future version d’EZproxy Analytics contiendra une fonction d’alerte. Le personnel chargé de la sécurité sera immédiatement informé en cas d’activité suspecte liée aux volumes de données transférées, aux connexions signalées dans plusieurs régions géographiques, ou aux tentatives de connexion refusées. Il pourra intervenir sur-le-champ afin d’éviter que les fournisseurs de contenu ne bloquent l’accès pour tout l’établissement.

    Perspectives d’avenir avec EZproxy Analytics

    La phase d’expérimentation est maintenant terminée, et le personnel de la bibliothèque de l’Université de Manchester est ravi du potentiel d’EZproxy Analytics. « Les données relatives aux ressources électroniques sont généralement difficiles à obtenir, mais extrêmement précieuses », affirme Ian Gifford, responsable du développement des applications de bibliothèque numérique.

    EZproxy Analytics permettra d’analyser les données de la bibliothèque à un niveau de précision encore jamais atteint. De nouvelles fonctionnalités sont prévues dans les prochaines versions. Le personnel a pu constater l’utilité des tableaux de bord prêts à l’emploi et des requêtes personnalisées, et a pleinement adopté EZproxy Analytics.

    Le mot de la fin revient à Tim O’Neill, qui a dirigé la phase d’expérimentation : « L’outil d’OCLC EZproxy Analytics est une priorité pour nous. Nous allons exploiter au maximum son potentiel au cours des prochains mois. Nous en tirerons des informations précieuses sur la valeur de nos ressources électroniques, et sur le comportement et les habitudes des usagers. Il sera également primordial d’améliorer la sécurité des informations et d’observer les retombées du libre accès, non seulement sur la bibliothèque, mais également sur l’université tout entière. »

    Pour plus d'informations sur le produit , cliquer ici.

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